Jau grimzta į praeitį tie laikai, kai daugelyje organizacijų IT buvo suprantamas tik kaip sunkiai išvengiamas sąnaudų centras. Tačiau nemažai daliai IT vadovų vis dar nelengva aiškiai parodyti vadovybei, kad IT ne „degina“ lėšas, o atvirkščiai – didina veiklos efektyvumą, leidžia atlikti anksčiau neįmanomus dalykus ir yra nepakeičiamas inovacijų komponentas.
Jau grimzta į praeitį tie laikai, kai daugelyje organizacijų IT buvo suprantamas tik kaip sunkiai išvengiamas sąnaudų centras. Tačiau nemažai daliai IT vadovų vis dar nelengva aiškiai parodyti vadovybei, kad IT ne „degina“ lėšas, o atvirkščiai – didina veiklos efektyvumą, leidžia atlikti anksčiau neįmanomus dalykus ir yra nepakeičiamas inovacijų komponentas.
IT paslaugų koncepcija atveria naujus horizontus tiek sąnaudų mažinimui, tiek lanksčiam prisitaikymui prie besikeičiančios verslo aplinkos. „Gartner“ prognozuoja, kad per šiuos metus, palyginus su 2013-aisiais, išlaidos IT paslaugoms turėtų padidėti 4,6 proc.
Organizacijos išmoko daug jiems reikalingų gebėjimų užsisakyti kaip paslaugas – plačiai perkamos apsaugos, valymo, viešųjų ryšių, personalo paieškos, transportavimo ir kitokios paslaugos. Organizacijos mato aiškią naudą minėtas funkcijas įsigyti kaip paslaugas – aiškiai matoma, o tuo pačiu ir valdoma, šių funkcijų dalis veiklos sąnaudose. Be to, matant funkcijas kaip paslaugas galime rinkoje rasti paslaugų teikėjus, siūlančius tinkamiausią organizacijai paslaugos kokybės ir kainos balansą. Tad gal jau metas ir IT įsigyti kaip paslaugas?
Informacinės technologijos yra labai persipynusios su organizacijos veiklos procesais, padalinių poreikiai IT paslaugoms yra skirtingi, todėl nenoriai priimami standartiniai sprendimai. Be to, būtina išspręsti informacinių sistemų suderinimo klausimą. Pavyzdžiui, verslo valdymo (ERP) ir CRM sistemos turi būti integruotos, nes jos „naudoja“ tą pačią klientų informaciją.
Informacinių sistemų kūrimas jau seniai daugumoje organizacijų nebėra vykdomas vidinių specialistų, nes kur kas naudingiau sistemų kūrimą gauti kaip paslaugą. Paradoksalu, tačiau IT infrastruktūros srityje paslaugos dar nėra taip plačiai paplitusios, nors jos yra universalios ir kur kas lengviau standartizuojamos. Tiesa, situacija pradeda keistis populiarėjant debesų kompiuterijai.
Tad nuo ko pradėti norint IT valdyti kaip paslaugą? Pirma, nustatyti IT paslaugų poreikį organizacijoje. Geriausiai, tai atliktų paslaugų užsakovai (vadovai, o ne paprasti paslaugų naudotojai), IT padalinio vadovai ir pagrindiniai specialistai.
Rekomenduojama pradėti nuo bendrųjų, kiekvienam darbuotojui reikalingų, IT paslaugų ir baigti specializuotomis, kurių reikia tik tam tikroms veiklos funkcijoms. Kiekvienas IT naudotojas paslaugas gauna naudodamasis kompiuterizuota darbo vieta. Todėl galima pradėti nuo jos, kaip bendriausios visai organizacijai. Tačiau nereikėtų pamiršti, kad darbo vieta gali būti ne tik stalinis ar nešiojamas kompiuteris, bet ir planšetinis kompiuteris bei išmanusis telefonas. Į tipinės kompiuterizuotos darbo vietos paslaugą verta įtraukti ir operacinę sistemą (naudotojo sąsają), el. paštą, spausdinimo galimybes ir pan.
Itin svarbu, kad IT paslaugos būtų kiek galima labiau standartizuotos ir jų skaičius neviršytų kelių dešimčių. Taip pat reikėtų nuspręsti ar visose darbo vietose naudojamos sistemos (pavyzdžiui, dokumentų valdymo sistema, intranetas, biuro programų rinkinys) būtų laikomos atskiromis paslaugomis, ar įeitų į tipinės kompiuterizuotos darbo vietos paslaugą. Ši paslauga yra viena iš nedaugelio, kurias apibrėžti, atsižvelgus į organizacijos padalinių reikalavimus, geriausiai galėtų IT specialistai.
Specializuotų IT paslaugų poreikių nustatymą ir tolimesnį jų valdymą gali atlikti tik tie organizacijos padaliniai, kuriems reikia šių paslaugų. Pavyzdžiui, pardavimų ir marketingo valdymo informacinės sistemos paslaugos užsakovu turėtų būti pardavimų padalinys, finansų padalinys būtų tinkamiausias buhalterinės apskaitos sistemos paslaugos užsakovas, o gamybos valdymo sistemos – nenuostabu – už gamybą atsakingas padalinys.
IT padalinys turėtų būti atsakingas ne tik už savo jėgomis teikiamas IT paslaugas, bet ir iš išorės gaunamų paslaugų teikimo priežiūrą ir koordinavimą, jų integravimo būdo parinkimą (jau minėta situacija su ERP ir CRM) ir įgyvendinimą, IT paslaugų užsakovų konsultavimą ir švietimą.
Sutvarkius informacinių technologijų naudojimą organizacijoje pagal modelį, kuomet IT paslaugų užsakovais tampa už konkrečias veiklos sritis atsakingi organizacijos padaliniai, užtikrinamos palankiausios sąlygos IT paslaugos apimties, kokybės ir kainos subalansavimui.
