Geriau panaudodamas informaciją, viešasis sektorius didintų efektyvumą ir našumą

Įmonės, valdžios institucijos, organizacijos pastaruoju metu sukaupia daugiau duomenų nei kada iki šiol. Manoma, kad šįmet visame pasaulyje sukurtų ir padaugintų duomenų kiekis sieks 1,8 eksabaito – tai apie 1,8 mlrd. terabaitų. Ketvirtadalis šio kiekio tenka organizacijoms. Ir maždaug kas pusantrų metų jų kiekis, kaupiamas įvairių informacinių sistemų, išauga dvigubai.

Atrodytų, kad šiuo metu, turint tiek skaitmeninės informacijos apie įmonės veiklą, gyventojus bei procesus yra lengviau nei bet kada žinoti viską ir daryti faktais pagrįstus sprendimus.

„Tačiau informacija pati savaime yra kaip naudingieji ištekliai po žeme – kol jie neišgauti, neapdirbti, tol jie tiesiog yra ir neteikia jokios naudos. Taip pat ir su informacija – jos neapdirbus, neišnaudojamas teikiamas potencialas. Vieno tyrimo metu buvo išsiaiškinta, kad efektyviai duomenis panaudoja trečdalis kompanijų“, – aiškino „Affecto Lietuva“ veiklos analizės departamento direktorius Viktoras Bulavas.

Siekiant išnaudoti sukauptos informacijos potencialą, šiuo metu sparčiai investuojama į informacines sistemas, vadinamomis veiklos analizės sistemomis – išlaidos šiai sričiai 2010 metais augo 13,4 proc., kai bendrai investicijos į IT didėjo apie 8 procentais.

Veiklos analizės sistemas galima sulyginti su naftos perdirbimo gamyklomis, perdirbančiomis žalią naftą į benziną, dyzeliną ir kitus produktus, paruoštus naudoti.

Žino, kokių prekių reikės po 3 dienų

Organizacijose veiklos analizės sistemos, sujungdamos įvairias atskiras sistemas – pardavimo, rinkodaros, personalo, apskaitos, logistikos ir kitas, integruodamos iš jų gaunamus duomenis, padeda optimizuoti veiklą, greičiau reaguoti į pokyčius rinkoje, didinti našumą, sumažinti sukčiavimų skaičių.

Svarbu tai, kad dabartinės veiklos analizės sistemos veikia greitai – anksčiau organizacijų vadovai gaudavo ataskaitas apie praėjusį mėnesį ar net ketvirtį. Dabar jie gali gauti dienos ar net kelių valandų šviežumo informaciją – tai leidžia veikti itin dinamiškai ir operatyviai.

Veiklos analizės suteikiama informacija padeda ir pažvelgti į ateitį, numatyti tendencijas, poreikius ir priimti sprendimus, pagrįstus faktais, o ne intuicija.

„Pavyzdžiui, vienas prekybos tinklas Suomijoje, turintis daugybę parduotuvių, žino, kokių prekių reikės vienai ar kitai parduotuvei po trijų dienų ir gali taip sutvarkyti pristatymą, kad pirkėjai nepajustų trūkumo, o tiekimas veiktų efektyviai, – aiškino V. Bulavas. – Taip dirbančių prekybininkų randasi ir Lietuvoje.“

JAV Pensilvanijos universiteto Wharton‘o mokyklos ir Masačiūsetso technologijų instituto mokslininkai, ištyrę 179 dideles kompanijas, nustatė, kad tos, kurios sprendimus darė pasiremdamos duomenimis, pasiekė 5-6 proc. didesnį produktyvumą.

Populiarėja ir Lietuvos viešajame sektoriuje

Tie patys dalykai – efektyvumo didinimas, kova su sukčiavimu, aptarnavimo gerinimas ir spartinimas yra svarbūs ir viešajam sektoriui.

„Veiklos analizė ypač aktuali viešajam sektoriui, nes dėl įvairių biudžeto suvaržymų ir mažėjančio finansavimo reikia dirbti greičiau ir efektyviau“, – tvirtino V. Bulavas. Anot jo, Lietuvos viešojo sektoriaus organizacijos vis labiau kreipia dėmesį į informacijos svarbą darant pagrįstus sprendimus, o „Affecto Lietuva“ jau yra įdiegusi veiklos analizės sistemas kelioms viešojo sektoriaus organizacijoms.

Viena tokių – „Sodra“, kuriai įdiegta sistema suteikia galimybę matyti kiekvieno gyventojus aptarnaujančio padalinio darbo kokybę, efektyvumą. Artimiausiu metu atsiras galimybė stebėti ir kiekvieno darbuotojo darbo kokybę. Be to, patys darbuotojai galės matyti savo efektyvumo rezultatus, pasilyginti su kolegomis bei pasidalinti geriausiomis praktikomis sprendžiant tam tikrus klausimus ir greičiau ir kokybiškiau aptarnauti žmones.

„Prognozuojame, kad ir kitose institucijose, kur veikia vienas langelis ir kur aptarnaujama daug gyventojų, veiklos analizė padės pagreitinti konsultantų darbą, sutaupys pinigų, o gyventojas greičiau gaus reikalingą atsakymą“, – teigė „Affecto Lietuva“ veiklos analizės departamento direktorius.

Veiklos analizės sistemos gali artimiausiu metu padėti gerinti studijų kokybę – tokį poreikį V.Bulavas teigė pastebintis bendraudamas su universitetų atstovais. Iš turimų įvairių studijų proceso duomenų, studentų rezultatų, apklausų duomenų kartu su studijų kokybės skyriaus žmonėmis galima išryškinti tam tikrus scenarijus, kaip tą kokybę gerinti. „Kadangi ši informacija taptų prieinama ne tik kokybės skyriui, bet ir dėstytojams, jie gali pagal tai gerinti savo darbą“, – pabrėžė V. Bulavas.

Finansinių institucijų, pavyzdžiui, bankų priežiūroje veiklos analizei taip pat yra ką veikti – priežiūros, teisėsaugos institucijos, stebėdamos finansinius srautus, gali laiku – pagal tam tikrus požymius aptikti įtartinus reiškinius. Tai suteikia galimybes operatyviai reaguoti ir laiku užkirsti kelią sukčiavimams.

Mato esamą situaciją

Anot V. Bulavo, viena pagrindinių veiklos analizės krypčių šiuo metu yra tikrojo laiko veiklos analizė – kai organizacijos savo veiklos rodiklius gali stebėti realiuoju laiku, matyti tą akimirką vykstančius pokyčius.

„Viešajame sektoriuje realaus laiko sprendimų diegimas jau irgi prasidėjo ir iki 2015 metų, manome, kad kas antra valstybės įstaiga priims savo sprendimus naudodama realaus laiko veiklos analizės duomenis, t. y. remdamasi dabartine situacija, o ne praėjusios mėnesio ar dar senesnėmis tendencijomis“, – teigė V. Bulavas.

Pasaulinė tyrimų agentūra „Gartner“ teigia, kad 2014 metais 30 proc. veiklos analizės programų turės prognozavimo ir numatymo funkcijas.

Į veiklos analizės sistemas vis dažniau įtraukiami ir vadinamieji nestruktūruoti duomenys, tokie kaip vartotojų komentarai tinklalapiuose, įrašai „Facebook“ portaluose, straipsniai, organizacijų darbuotojų el. laiškai ir panašiai, ir tai padeda greičiau ir geriau analizuoti nuotaikas, reakcijas, išgauti daugiau aktualios informacijos, kuri šiaip nėra sudėliota į tvarkingas duomenų bazes.