Niekada nepamiršiu, kai pirmą kartą savo gyvenime mačiau smulkaus verslo savininką, dirbantį su „Excel“ programine įranga. Jis įvedinėjo informaciją apie naujus klientus, rūšiavo duomenis, kuriuos vėliau dar turės apdoroti kiti žmonės. Stebėjausi vadovo kantrybe ir… neefektyvumu.
Niekada nepamiršiu, kai pirmą kartą savo gyvenime mačiau smulkaus verslo savininką, dirbantį su „Excel“ programine įranga. Jis įvedinėjo informaciją apie naujus klientus, rūšiavo duomenis, kuriuos vėliau dar turės apdoroti kiti žmonės. Stebėjausi vadovo kantrybe ir… neefektyvumu.
Neturėjau supratimo, kad „Excel“ gali tapti alternatyva ryšių su klientais valdymo (CRM) sistemoms. Taip pat neturėjau žalio supratimo, kaip dirbti su šia įranga. Viskas atrodė pernelyg sudėtinga, griozdiška, o pats darbas vyko labai lėtai, dalis įrangos potencialo liko nepanaudota.
Lentelės prieš duomenų bazes – kas geriau?
Po kurio laiko, kaip nutiko ir minėtam verslininkui, .xls failiukai nebepatenkina poreikių. Priežastis? „Excel“ yra skaičiuotuvas, kurio paskirtis atlikti tam tikrus skaičiavimus bei patalpinti rezultatus į tam tikras lenteles. Tačiau verslui ilgainiui pradeda reikėti daugiau nei vien tik skaičiuotuvo bei lentelių. Jiems reikia duomenų bazių.
Skirtumas tarp lentelių ir duomenų bazių yra nedidelis, subtilus, tačiau labai svarbus. Duomenų bazė yra daugiau nei vien tik skaičiai. Ji gal talpinti didžiulės apimties tekstus, slaptažodžius, net iliustracijas. Duomenų bazės turi tam tikrą logiškumo šabloną, kuriuo paremtas informacijos organizavimas.
Kitaip tariant, duomenų bazės turi taisykles. Ir dėka šių taisyklių galima atrasti ryšius tarp duomenų, atnaujinti informaciją keliose vietose iškart. Svarbiausia – visa tai galima atlikti realiuoju laiku. Nereikia nieko saugoti ir siųsti failą iš naujo.
Apibendrinus galima teigti, kad duomenų bazės yra sudėtingesnė technologija, pritaikyta sudėtingesniems ir stambesniems verslams. Tačiau dažnai verslininkai nesupranta, kada ateina laikas lenteles pakeisti duomenų bazėmis. Žemiau pateikiu penkias priežastis, kada verslui jau reikia investuoti į duomenų bazių technologiją.
Lentelės, kurių neįmanoma kontroliuoti. Norint surasti vieną įrašą jums tenka slinktis žemyn per daugiau nei šimtą eilučių? Tikriausiai atėjo laikas „emigruoti“ į duomenų bazę. Na tai kas, kad „Excel“ gali talpinti didžiulius informacijos kiekius – tai mažina produktyvumą. Naudojant duomenų bazę informacija randama akimirksniu.
Informacija, kurią sunku atnaujinti dirbant kartu. Jeigu bendrovėje dirba 3–5 žmonės, tuomet tikslinti ir derinti informaciją „Excel“ lentelėse nebus sudėtinga. Tačiau ką daryti, jei su informacija dirba 20–30 ar dar daugiau darbuotojų?
Naudojant duomenų bazes informacija yra atnaujinama realiuoju laiku, o rezultatą pamato visi jos vartotojai. Tai leidžia sukurti, taip vadinamą, „vienintelės tiesos versiją“ (angl. single version of the truth).
Duomenys, kurie neturi aiškaus tipo. Lentelėse galima talpinti bet kokio tipo informaciją, ko pasekoje duomenys tampa nenuoseklūs. Duomenų bazių taisyklės apriboja duomenų tipą (lietuviškos valiutos suma, tam tikrus kriterijus atitinkantys kodai, mobilaus telefono numeris, teisingi el. pašto adresai), tad galutiniame žingsnyje turime aiškesnius ir paskirtį atitinkančius duomenis.
Laikas, kurį praleidžiate pakartotiniam duomenų įvedimui. Gali būti, jog praleidžiate daug laiko įvesdami identišką arba labai panašią informaciją į skirtingas lenteles. Jeigu toks duomenų dubliavimasis yra dažnas reiškinys, vadinasi, jūsų bendrovė dirba neefektyviai. Duomenų bazės išsprendžia šią problemą – technologija vienu paspaudimu gali atnaujinti kelias ar net kelioliką lentelių.
Tiesioginis ryšys su klientais. Vienas naudingiausių duomenų bazių sistemos aspektų yra gebėjimas gauti informaciją tiesiai iš vartotojo – naudojantis internetine svetaine ar programinės įrangos aplikacija. Juk niekada neprašysite klientų įvesti duomenis apie save į tam tikrą lentelės vietą „Excel“ faile. Tuo tarpu naudojant internetinių svetainių formas, gauti ir apdoroti vartotojų informacija – paprasta.
Tikiu, jog norite ir toliau naudotis „sena gera“ programine įranga „Excel“. Pokyčiai visuomet gąsdina ir baugina. Tačiau nustokite jaudintis. Duomenų bazės stipriai palengvins kasdienį darbą, o likusį laiką galėsite nukreipti verslo plėtojimui. Anksčiau ar vėliau, teks pereiti prie sudėtingesnių informacijos saugojimo sprendimų.
