Kaip sumažinti ir pagreitinti „MS Excel“ dokumentą

Dirbantys su labai dideliais „Excel“ dokumentais žino, kaip smagu yra laukti kol jis bus atidarytas. O taip pat dideliuose dokumentuose gali kilti ir kitų problemų.

Kartą teko daryti vieną didelį darbuotojų darbo laiko apskaitos modelį. Pirmiausia reikėjo sujungti trijų skyrių darbuotojų duomenis į vieną bylą. Kiekvienas skyrius turi savo laiko apskaitos bylas su maždaug 45 000–50 000 eilučių kiekvienoje. Naudodamas nemokamą „Microsoft Excel“ įskiepį „Power Query“ juos sujungiau į vieną didelį dokumentą, su beveik 150 000 eilučių („Excel“ dokumento dydis gavosi apie 20 MB). Dokumentas nors ir atsidarydavo lėtai tačiau veikdavo. Bet kai į jį sudėjau reikiamas formules, dokumentas sugedo ir nebeatsidarė – vis pasirodydavo klaida, kad nepakanka kompiuterio resursų.

Dar vienas blogas dalykas dirbant su tokiais dideliais dokumentais yra tas, kad negalima lentelėse esančių duomenų įkelti į duomenų modelį (Data model). O jei ir įkelti pavyksta, tai tas dokumentas vėliau dažnai būna sugadinimas, kartais tokio dokumento neleidžia atnaujinti, arba jį sukūrus negalima išsaugoti.

Darydamas darbo laiko apskaitos modelį su šiomis problemomis ir susidūriau. Keletą kartų teko jį daryti iš naujo, nes vis, dėl prieš tai minėtų priežasčių, jį sugadindavau. Teko pasukti galvą kaip dokumentą sumažinti. O tai, pasirodo yra labai paprasta.

Saugant dokumentą, dažniausiai, pasirenkame *.xlsx formatą. Tačiau dirbant su dideliais dokumentais reikėtų pasirinkti „Excel Binary Workbook“ *.xlsb formatą. Šiuo formatu išsaugoti dokumentai užima keletą kartų mažiau vietos, ir juos atidaro taip pat keletą kartų greičiau. Dirbant *.xlsx dokumente niekaip negalėjau visos 150 000 eilučių lentelės įkelti į duomenų modelį, o *.xlsb faile tą padariau be vargo.