Kiekvieno mėnesio pabaigoje kažkas įmonėje atsisėda prie lentelės ir bando sudėlioti kito mėnesio grafiką. Reikia, kad kiekviena pamaina turėtų pakankamai žmonių, niekas nebūtų suplanuotas dirbti tada, kai atostogauja, o darbuotojų pageidavimai bent iš dalies būtų išgirsti.
Iš pradžių „Excel“ atrodo pakankamas. Kol darbuotojų nedaug, grafiką dar galima sudėlioti rankomis. Bet užtenka vieno paskutinės minutės pakeitimo, ligos ar sukeistos pamainos, ir visa logika pradeda byrėti. Vienoje versijoje darbuotojas dirba, kitoje jau nebe, o trečioje kažkas pamiršta perskaičiuoti valandas.
Pamaininiame darbe grafikas nėra tik formalumas. Nuo jo priklauso, ar bus kam dirbti, ar nebus pažeistos poilsio normos, ar neatsiras nereikalingų viršvalandžių ir ar atlyginimai bus paskaičiuoti teisingai.
Ką sužinosite?
Šiame straipsnyje aptarsime:
- kodėl darbo grafikų sudarymas pamaininiame darbe yra sudėtingesnis, nei atrodo;
- kokios klaidos pasitaiko dažniausiai;
- į ką atsižvelgti, kad grafikas veiktų praktiškai;
- kaip supaprastinti grafikų, darbo laiko apskaitos ir atlyginimų skaičiavimą.
Kodėl darbo grafiką sudaryti taip keblu?
Darbo grafikas vienu metu turi suderinti kelis dalykus, kurie dažnai tarpusavyje konfliktuoja. Reikia padengti visas pamainas, bet neviršyti darbuotojų darbo laiko normos. Reikia laikytis poilsio tarp pamainų, bet kartu užtikrinti, kad intensyviausiomis dienomis netrūktų žmonių. Prie viso to prisideda atostogos, ligos, darbuotojų pageidavimai ir paskutinės minutės pakeitimai.
Kol komandoje dirba keli žmonės, vadovas dar gali viską susidėlioti galvoje. Tačiau kai darbuotojų yra keliolika ar keliasdešimt, pamainų kombinacijų tampa per daug. Tada grafiko sudarymas rankomis virsta ne planavimu, o nuolatiniu taisymu.
Ypač daug klaidų atsiranda tada, kai grafikas gyvena atskirai nuo darbo laiko apskaitos. Pamaina pakeičiama, bet valandos neperskaičiuojamos. Darbuotojas sukeičia dieną su kolega, bet informacija nepasiekia buhalterijos. Vadovas mano, kad pamaina padengta, o darbuotojas vis dar mato seną grafiko versiją.
Čia problema dažnai pasimato ne iš karto. Ji išlenda mėnesio pabaigoje, kai reikia skaičiuoti atlyginimus, viršvalandžius ir aiškintis, kuri grafiko versija buvo galutinė.
Dažniausios grafikų sudarymo klaidos
Viena dažniausių klaidų yra poilsio normų nepaisymas. Lankstus pamaininis darbas nereiškia, kad darbuotojus galima planuoti bet kaip. Tarp pamainų turi likti pakankamai poilsio, o darbo laikas turi atitikti galiojančius reikalavimus. Rankiniu būdu redaguojant grafiką šiuos dalykus lengva pražiūrėti, ypač kai pakeitimai daromi paskutinę dieną.
Kita klaida – nematomi viršvalandžiai. Grafikas sudaromas žiūrint tik į tai, ar pamainoje yra žmogus, bet neskaičiuojama, kiek valandų darbuotojas jau turi per apskaitinį laikotarpį. Mėnesio ar laikotarpio pabaigoje tada paaiškėja, kad dalis viršvalandžių galėjo būti išvengta, jei jie būtų matomi anksčiau.
Dar viena praktinė problema – komunikacija. Grafikas pakeičiamas, bet darbuotojas apie tai sužino per vėlai arba visai nesužino. Vienas vadovas turi naują failą, kitas dirba pagal seną, o darbuotojas ateina pagal versiją, kuri jau nebegalioja.
Galiausiai, daug rizikos atsiranda tada, kai viskas laikoma viename faile. Kol grafiką redaguoja vienas žmogus, dar galima susitvarkyti. Kai prie jo prisideda keli vadovai, buhalterija ir personalo komanda, atsiranda kelios „galutinės“ versijos. O kai yra kelios galutinės versijos, realiai nėra nė vienos.
Į ką atsižvelgti, kad grafikas veiktų?
Pirmiausia grafiką verta pradėti ne nuo žmonių, o nuo poreikio. Kiek darbuotojų reikia kiekvienai pamainai? Kokių kompetencijų reikia konkrečiu metu? Ar užtenka tiesiog žmogaus pamainoje, ar būtinas darbuotojas su konkrečia kvalifikacija?
Tai svarbus skirtumas. Pamaina gali atrodyti padengta skaičiumi, bet jei joje nėra žmogaus, galinčio atlikti kritinę funkciją, grafikas vis tiek neveikia.
Antra, grafiką reikia skelbti iš anksto. Kuo anksčiau darbuotojai žino savo pamainas, tuo mažiau chaoso vėliau. Žinoma, pakeitimų vis tiek bus. Tačiau kai bazinis grafikas aiškus, keitimai tampa išimtimi, o ne kasdieniu darbu.
Trečia, valandas reikia sekti eigoje, ne mėnesio gale. Jei darbuotojas artėja prie normos viršijimo, tai turi būti matoma dar tada, kai grafiką galima koreguoti. Mėnesio pabaigoje dažnai lieka tik konstatuoti faktą ir skaičiuoti pasekmes.
Ketvirta, svarbu turėti aiškią keitimų tvarką. Kas gali patvirtinti pamainos pakeitimą? Kaip apie tai informuojamas darbuotojas? Ar pakeitimas automatiškai atsispindi darbo laiko apskaitoje? Jei šių taisyklių nėra, grafikas greitai tampa susitarimų ir žinučių mišiniu.
Kaip grafikų sudarymą supaprastinti?
Didžiausią skirtumą daro tai, kad darbo grafikai, darbo laiko apskaita ir atlyginimų skaičiavimas būtų susieti tarpusavyje. Kai šie dalykai laikomi atskirai, kiekvienas pakeitimas turi būti perkeltas rankomis. O rankinis perkėlimas yra vieta, kur dažniausiai atsiranda klaidos.
Dėl to įmonės, kuriose daug pamaininių darbuotojų, vis dažniau renkasi personalo valdymo sistemą, kurioje grafikai, faktinės darbo valandos ir atlyginimų skaičiavimas veikia vienoje vietoje. Tokiu atveju pakeitus pamainą, informacija nelieka tik viename faile ar vieno vadovo kompiuteryje.
Praktiškai tai reiškia, kad grafiko pakeitimas iš karto atsispindi darbo laiko apskaitoje. Jei darbuotojui sukeista pamaina, sistema perskaičiuoja jo valandas. Jei artėjama prie normos viršijimo, tai galima matyti prieš tvirtinant grafiką, o ne tada, kai jau skaičiuojamas atlyginimas.
Pavyzdžiui, „Labbis“ „Bonus“ modulyje grafikai, faktinės darbo valandos ir darbo užmokesčio skaičiavimas gali būti tvarkomi susietai. Tai padeda išvengti situacijų, kai viename faile grafikas pakeistas, kitame valandos dar senos, o buhalterija gauna trečią versiją.
Svarbu tai, kad sistema neatima sprendimų iš vadovo. Vadovas vis tiek planuoja žmones, vertina poreikį ir sprendžia, kaip geriausiai padengti pamainas. Tiesiog sistema nuima rutininį skaičiavimą: valandų sumavimą, viršvalandžių riziką, poilsio normų tikrinimą ir duomenų perkėlimą tarp kelių vietų.
Trumpai
Darbo grafikų sudarymas pamaininiame darbe sudėtingas todėl, kad vienu metu reikia suderinti verslo poreikį, darbuotojų valandas, poilsio reikalavimus, atostogas, pakeitimus ir atlyginimų skaičiavimą. Rankinis planavimas veikia tik iki tam tikro komandos dydžio. Vėliau klaidos tampa ne išimtimi, o proceso dalimi.
Norint jų išvengti, grafiką verta skelbti iš anksto, valandas sekti viso laikotarpio metu ir turėti vieną aiškią vietą, kur matoma galutinė grafiko versija. Kuo glaudžiau grafikas susietas su darbo laiko apskaita ir atlyginimais, tuo mažiau rankinio darbo ir mažiau rizikos, kad vienas pakeitimas sugrius visą mėnesio planą.
Paieška archyve
