Šiandien visoms nuotoliniu būdu dirbančioms organizacijoms labai svarbus kasdienėms užduotims atlikti reikalingų dokumentų prieinamumo užtikrinimo uždavinys. Galimybė saugiai naudotis skaitmeniniais archyvais dabar aktuali kaip niekada anksčiau.
Šiandien visoms nuotoliniu būdu dirbančioms organizacijoms labai svarbus kasdienėms užduotims atlikti reikalingų dokumentų prieinamumo užtikrinimo uždavinys. Galimybė saugiai naudotis skaitmeniniais archyvais dabar aktuali kaip niekada anksčiau.
Asociatyvi nuotr. Pixabay.com
Kuo didesnis sukauptas popierinių dokumentų archyvas ir kuo daugiau darbuotojų naudojasi tuose pačiuose dokumentuose esančiais duomenimis, tuo svarbesnis organizacijos dokumentų suskaitmeninimas, saugaus suskaitmenintų dokumentų talpinimo ir prieigos užtikrinimas, ir galų gale – tinkamo originalių dokumentų archyvavimo organizavimas.
Nors didelė dalis organizacijų su šiuo uždaviniu susidūrė naujai ir neplanuotai, skaitmeninės transformacijos projektai rinkoje nėra naujiena. Turime nemažai pavyzdžių, kai buvo suskaitmeninti milijonai itin jautrių dokumentų tiek savo istorine verte, tiek dokumentuose saugoma aktualia informacija.
Vienas įspūdingiausių iki šiol atliktų skaitmeninimo projektų mūsų regione – tai nacionaliniame Estijos archyve saugomų gyventojų archyvinių dokumentų suskaitmeninimas. Dar 2008-2009 metais BAIP dukterinė kompanija „Andmevara Services OÜ“ skaitmenizavo daugiau nei 4,3 mln. istorinių asmens dokumentų, parengė metaduomenis, nustatė ryšius ir susiejo juos su Estijos gyventojų registru. Kitaip tariant, skaitmenizuoti duomenys ne tik suregistruoti, bet ir susieti su konkrečiais asmenimis.
Šiuo metu „Andmevara“ Estijoje nepertraukiamai vykdo dar vieną skaitmenizavimo projektą: skaitmeninami 12-os Estijos muziejų kultūrinio paveldo dokumentai (knygos, plakatai, meno kūriniai, kiti popieriniai dokumentai), kuriami jų metaduomenys, viso – 2,7 mln. popierinių dokumentų. Visiems pasaulio muziejams šiuo metu dosniai dalijantis prieigomis prie suskaitmenintų archyvų ir tokiu būdu siekiant sumažinti socialinės izoliacijos pasekmes, Estijoje šis projektas tapo ypač svarbus ir aktualus. Projektą užbaigti numatoma kaip ir planuota, šių metų pabaigoje. Pandemijos laikotarpiu pasikeitus saugaus darbo reikalavimams organizacija prisitaikė ir tęsia veiklą visu pajėgumu.
„Skaitmeninės transformacijos link visos organizacijos neišvengiamai judėjo ir iki šiol, pandemija šiuos procesus tik pagreitino. Visi suprantam, kad įvykę darbo organizavimo, paslaugų teikimo pokyčiai nėra vienkartiniai ir baigtiniai, daugumoje organizacijų veiklos principai pakito visam laikui. Mums, šias paslaugas teikiančiai organizacijai, teko prisiimti atsakomybę už tai, kad pakitus saugaus darbo reikalavimams būtų užtikrintas nepertraukiamas šių labai aktualių paslaugų teikimas, sklandžiai vykdomi prisiimti įsipareigojimai“, situaciją komentavo estų įmonei „Andmevara Services OÜ“ vadovaujantis bendrovės BAIP generalinis direktorius Gytis Umantas.
„BAIP kartu su dukterine įmone „Andmevara Services OÜ“ Lietuvoje šiandien gali pasiūlyti kokybiškas dokumentų skaitmeninimo paslaugas, kurias teikia specialistai, turintys ilgametę darbo patirtį su itin jautriais dokumentais ir didžiuliais jų kiekiais. Dokumentai gali būti skaitmeninami tiek kliento tiek mūsų patalpose. Esant poreikiui galime pasiūlyti skaitmeninių dokumentų paieškos ir valdymo sprendimus, taip pat archyvavimo ir saugojimo paslaugas. Žodžiu, visas paketas kokybiškų paslaugų iš patikimų rankų“, - komentuoja G. Umantas.
