Grafinis procesų modeliavimas
Procesų modeliavimas (angl. Process Managment) – tai pasaulyje vis labiau populiarėjantis įrankis, skirtas grafiškai atvaizduoti įmonėje esančią veiklą. Sistemoje leidžiama vartotojui suprantama išraiška apibrėžti procesą, nurodant reikalingus parametrus: žingsnius, atsakomybes, terminus. Dažna įmonė turi skirtingų veiklos rūšių, kurias reikia aiškiai apibrėžti ir realizuoti. Įsidiegus verslo valdymo sistemą, atsitinka, kad pati sistema neatneša įmonėje aiškumo, ir sudėtingi procesai nepaaiškėja arba tampa dar sudėtingesni. Todėl idealiu atveju, prieš diegiantis verslo valdymo sistemą, reikėtų sumodeliuoti įmonėje esančius procesus. Grafinis proceso modelis leidžia atvaizduoti informaciją kiekvienam įmonės darbuotojui suprantama išraiška, standartizuoti įmonėje esančius procesus.
Proceso atvaizdavimas
Kiekvienoje įmonėje atsiranda problemų vykdant veiklą. Dažniausiai problemos iškyla dėl informacijos valdymo, atsakingų darbuotojų nebuvimo ir terminų nesilaikymo. Svarbu įmonėje apibrėžti duomenų išsaugojimą ir skirstymą tarp skirtingų padalinių arba darbuotojų. Labai daug laiko įmonėje sugaištama, jeigu reikalinga informacija nepasiekia tikslo, pradingsta. Pavyzdys galėtų būti elementarus – gaunamas registruotas laiškas. Nors naudojamasi dokumentų registrais, beveik kiekvienoje įmonėje iškyla problemų dėl prapuolusios, dažnai labai svarbios informacijos. Jeigu įmonės veikloje tokia situacija dažna, įmonės linkusios diegti dokumentų valdymo sistemą, norėdamos efektyviai išsaugoti informaciją. Tokia sistema dalinai išsprendžia problemą, nes sukuriama viena bendra įmonės dokumentų saugykla. Vis dėlto, jeigu įmonės procesai nėra tvarkingi ir aiškūs, nauja sistema neatneša tvarkos ir aiškumo. Apibrėžtas procesas formalizuoja įmonės tvarkas ir procedūras, užtikrina, kad bus laikomasi terminų ir nustatyti atsakingi asmenys.
Pagrindiniai modeliavimo principai
Įmonės, siekdamos efektyvios veiklos, stengiasi sutvarkyti esančius procesus. Viena iš pagalbinių priemonių yra verslo procesų modeliavimas. Kuriant procesą sistemoje nustatoma įmonės veikla, pavyzdžiui, pardavimo procesas. Procesas išskaidomas į žingsnius, mūsų pavyzdyje galėtų būti: pasiūlymo ruošimas, pardavimo užsakymo sukūrimas, sąskaitos faktūros išrašymas, užsakymas tiekimo skyriui. Kiekvienas žingsnis turi turėti atsakingą asmenį, terminą ir informacijos registrą. Informacijos registras gali būti: CRM (Santykių su klientais valdymas) pasiūlymų kūrimui, Pardavimo užsakymas – finansų valdyme, Užsakymas tiekimo skyriui – sandėlių valdymo modulyje. Idealiu atveju visi informacijos registrai turi būti vienoje sistemoje. Procesų modelyje taip pat nurodoma, kokiomis sąlygomis turi būti pereinama iš vieno veiksmo į kitą, pavyzdžiui, patvirtinus pasiūlymą, sukuriamas pardavimo užsakymas, iš jo automatiškai generuojama sąskaita faktūra ir užsakymas tiekimo skyriui. Žinoma, kiekvienas toks veiksmas turi turėti atsakingus darbuotojus arba jų grupę. Grafiškai vaizduojamas procesas patogus įmonėje, nes suprantamas kiekvienam darbuotojui.
Integruota procesų valdymo sistema
Šiuolaikinės verslo valdymo sistemos turi integruotą procesų valdymo sistemą. Tokiu būdu realizuojama galimybė ne tik sukurti tam tikrą procesą, bet jį integruoti su visais esamais duomenimis. Pasiekiamas maksimalus įmonės veiksmų automatizavimas. Įvykdžius vieną veiksmą, automatiškai generuojamas kitas veiksmas ir perkeliama reikalinga informacija. Tokiu būdu nubraižytas procesas realiai padeda įmonės veikloje, o ne tik naudojamas peržiūrai ir susipažinimui. Naudojantis integruotu proceso valdymu galima stebėti duomenų kelionę sistemoje realiu laiku.
Nauda įmonėje
Proceso modeliavimas gali padėti suprasti, kur įmonė praranda kaštų. Kiekvienas veiksmas išgryninamas, sudėliojamos atsakomybės. Vienas iš pavyzdžių, kaip gali būti realizuojamas procesas, yra gamybos užsakymų valdymas. Verslo valdymo sistemoje jau būna realizuotas gamybos valdymas, paprastai integruotas su tiekimo skyriumi ir apskaitos sistema. Sukūrus proceso modelį, galima maksimaliai automatizuoti veiklą, užtikrinant, kad įvedama į sistemą informacija nebus dubliuojama ir sutaupyti laiko atliekant kasdieninius veiksmus. Kitas svarbus privalumas – galima stebėti informacijos srautus: ar tiekimo skyriaus užsakymas perkeltas į gamybos skyrių, kokie gamybos užsakymai buvo sukurti ir atlikti. Taip pat sukurtame modelyje yra matomi apskaitos rezultatai. Įmonėje galima stebėti realiu laiku vykstančius procesus.
Įsigijimas
Procesų modeliavimo programinę įrangą siūlo nemažai tiekėjų. Tokius produktus siūlo ne tik didelės kompanijos, bet yra ir kokybiškų atvirojo kodo produktų. Pagrindiniai programinės įrangos tiekėjai, kurie siūlo verslo valdymo sistemas yra SAP, „Oracle“. Iš nemokamų atvirojo kodo produktų galima įsigyti: „Open ERP“, „Open Bravo“.
