Efektyvaus darbo su programa „Outlook 2007“ patarimai

Išpopuliarėję elektroniniai keitimosi informacija būdai ne tik supaprastino darbą, bet ir sukūrė naujų problemų. Dėmesio sutrikimus ir streso darbo vietoje priežastis tiriantys mokslininkai vis dažniau atkreipia dėmesį į vadinamąjį pripratimą prie elektroninio pašto – polinkį kas kelias minutes atitrūkti nuo darbų elektroninio pašto peržiūrai.

Kaip teigiama pranešime žiniasklaidai, bendrovės „America On Line“ atlikto tyrimo duomenimis, priklausomybe nuo elektroninio pašto skundžiasi dvigubai daugiau vartotojų nei prieš metus. Tai mažina darbo efektyvumą, gaišina laiką. Be to, nedaug vartotojų išnaudoja programinės įrangos galimybes savo darbo efektyvumo vardan.

Pateikiame keletą patarimų, padėsiančių grąžinti našumą į buvusias aukštumas neatsisakant įprastos veiklos. Patariame, kaip efektyviau išnaudoti darbo laiką naudojantis populiariausia verslo aplinkoje elektroninio pašto ir dienos planavimo programa „Microsoft Outlook 2007”.

1. Elektroninį paštą rekomenduojama tikrinti ne dažniau nei 2-4 kartus per dieną. Žinoma, kai kuriais atvejais tai gali tekti daryti dažniau, tačiau dažno tikrinimo visgi reikėtų vengti. Kas keliolika minučių siunčiamas elektroninis paštas neatitinka savo paskirties, virsta nepatogia pokalbių programa ir nukreipia dėmesį nuo darbų.

Kai kurios stambios Vakarų bendrovės netgi rengia darbuotojams specialius kursus, kurių metu jie pratinami pernelyg dažnai netikrinti elektroninio pašto, o taupyti darbo laiką bei naudoti jį tikslingiau. “Outlook“ programoje galite parinkti nustatymus, kurie elektroninius laiškus siųs tik kartą per valandą ar kitą pasirinktą laiko tarpą ir mažiau blaškys Jūsų dėmesį.

Tereikia pasirinkti meniu juostos skyrių „Įrankiai“, jame rasti ir spustelėti įrašą „Parinktys...“. Atsivėrusiame lange pasirinkite kortelę „Pašto sąranka“ ir joje paspauskite mygtuką „Siųsti/gauti...“. Ties pasirinkčių punktu „Automatiškai siųsti/gauti paštą kas...“ nustatykite, kas kiek minučių turėtų būti tikrinama elektroninio pašto dėžutė. Sekant specialistų patarimais, šio laukelio reikšmė turėtų būti bent 60 ir daugiau.

2. Elektroninį paštą patartina tikrinti prasidėjus darbo dienai, grįžus po pietų ir vakare. Elektroninių laiškų peržiūrai ir svarbiausiųjų atsakymui patartina skirti ne daugiau nei 15 min. Laiškams, kurie reikalauja daugiau laiko atsakyti, palikite laikotarpiui prieš pietus arba prieš darbo pabaigą. Turėdami elektroninio pašto tikrinimo tvarkaraštį daugiau dėmesio skirsite svarbioms užduotims atlikti.

3. Siunčiant elektroninio pašto laišką dėl naujo darbo ar užduoties prie jo galima pridėti ir automatinį priminimą. Tereikia naujos žinutės įrankių juostoje spustelėti „Vykdyti“ ir pasirinkti, iki kada darbas turi būti atliktas ir kada apie tai turėtų būti automatiškai priminta tiek užduoties siuntėjui, tiek ir jos gavėjui.

Tokio laiško gavėjas galės ne tik susipažinti su užduoties aprašymu, bet ir spustelėjęs ant bespalvės vėliavėlės, esančios ties kiekvienu laišku pašto dėžutėje perkelti ją į savo „Outlook“ užduočių sąrašą (vėliavėlė taps raudona) – nelieka būtinybės tartis dėl darbų terminų, sutaupoma laiko.

4. Jei užduotį gavote be „Vykdyti“ funkcijos – susieti elektroninio pašto laišką su užduočių sąrašu galite ir savarankiškai. Tereikia atverti laišką naujame lange ir įrankių juostoje spustelėjus mygtuką „Vykdyti“ pažymėti, kada užduotis turi būti atlikta (šiandien, rytoj, šią savaitę ir pan.). Laiško antraštė taps nauju įrašu užduočių sąraše, jo turinį visuomet galėsite patogiai pamatyti dukart spustelėję užduotį. Tokiu būdu lengva rasti informaciją laiškuose nesinaudojant specializuota paieškos funkcija.

5. Į naujai rengiamo elektroninio laiško eilutę "Kam:" reiktų dėti tik tų asmenų, kuriems laiškas tiesiogiai skirtas, adresus. Tuo tarpu tie, kam su laiško turiniu reikia tik susipažinti turėtų būti rašomi į eilutę „Kopija:“.

Rekomenduotina darbovietėje susitarimu patvirtinti šią tvarką bei susikurti elektroninio pašto taisykles, kurios atskirtų laiškus, kuriuose jūsų adresas minimas laukelyje „Kopija:“ nuo bendro elektroninės korespondencijos srauto. Tai padės lengviau sekti svarbiausius dalykus, o laiko tiems darbams, kuriuose esate tik stebėtojas skirti tuomet, kai galite sau tą leisti.

Elektroninio pašto taisyklę sukursite meniu juostoje spustelėję „Įrankiai“ ir pasirinkę įrašą „Taisyklės ir įspėjimai“. Atsivėrusiame lange spustelėkite mygtuką „Nauja taisyklė...“. Pasileis taisyklių kūrimo vedlys, kuriame žingsnis po žingsnio galėsite sukurti pagal įvairius požymius laiškus rūšiuojančias taisykles.

6. „Outlook“ – universalesnė dienotvarkės planavimo priemonė nei tradicinis darbo kalendorius, tad reikėtų naudoti ir atitinkamą sintaksę kuriant kalendoriaus įrašus ar užduotis. Jei įprastu atveju tiesiog rašytumėte „Susitikimas su Vardeniu Pavardeniu dėl sutarties“, „Outlook“ aplinkoje gerokai labiau tiktų „Susitikimas Vardenis Pavardenis sutartis“. Įrašus reikėtų formuoti kaip paieškos raktažodžius – tai padės juos lengviau rasti ateityje ir sutaupys laiko jums ir kolegoms.

7. Planuodami darbus, nesistenkite užduotimis užpildyti visos darbo dienos ar savaitės kalendoriaus. Specialistai pataria nenumatytiems darbams ir naujoms užduotims palikti net 40 proc. darbo laiko – jų išvengti kažin ar pavyks, tad tikslinga tam iš anksto pasiruošti. Visgi jei tą dieną padarysite suplanuotus darbus ir neatsiras nenumatytų, tada atlikinėkite aukščiausio prioriteto užduotis.

8. Planuoti laiką bus lengviau, jei kalendoriuje žymėsite aiškiai suplanuotus susitikimus, pietus, kurie turi įvykti konkrečią dieną ir aiškiu laiku. Bendresnio tipo darbus, kurių atlikimas nėra labai skubus, pavyzdžiui, „Parengti ketvirčio ataskaitą“ geriau talpinti į užduočių sąrašą – tokiu būdu sumažės kalendoriaus apkrovimas, taps paprasčiau skirstyti darbo laiką.

9. Dirbant komandoje, labai patogu žinoti savo kolegų darbotvarkes. „Outlook“ įgalina paprastai pamatyti ne tik savo, bet ir kolegų planus. Tereikia, kad jie būtų įjungę dalijimosi kalendoriumi funkciją. Tai padaryti nesudėtinga – tereikia meniu juostoje spustelėti „Vykdyti“, „Kalendorius“ bei kairėje ekrano pusėje esančiame „Kalendorius“ skyriuje pasirinkti „Bendrinti mano kalendorių...“.

Kolegoms bus išsiųstas apie kalendoriaus dalijimosi aktyvavimą pranešantis pranešimas, jie nuo šiol planuodami susitikimus ar darbus galės lengvai atsižvelgti į jūsų planus. Peržvelgti bendradarbių dienotvarkes taip pat paprasta – tereikia „Kalendorius“ skyriuje pasirinkti „Vartotojų kalendoriai“ ir pažymėti, kieno dienotvarkę norėtumėte išvysti. Taip sutaupysite daug laiko derindami bendrą susitikimą, nes matysite visų komandos narių užimtumą.

10. Paprasčiausias būdas pakviesti kolegas ar klientus į susitikimą – išsiųsti jiems pakvietimą. Pagrindinėje užduočių juostoje spustelėkite greta mygtuko „Naujas“ esančią rodyklę ir iš išsiskleidusio sąrašo pasirinkti „Pageidavimas susitikti“. Iššokusiame lange įrašykite susitikimo temą, vietą, trukmę ir kviečiamų asmenų elektroninio pašto adresus. Gavę kvietimą jie galės vienu pelės mygtuko spustelėjimu įtraukti susitikimą į savo dienotvarkes ir pranešti apie sutikimą dalyvauti, atmesti kvietimą, jei negalės dalyvauti ar prireikus – pasiūlyti naują laiką.

Tokiu būdu planuoti susitikimus gerokai paprasčiau nei žodžiu ar telefonu apklausiant potencialius jo dalyvius. Nereikia derinti laiko pasikeitimų, spėlioti, ar visi suinteresuoti asmenys gavo informaciją.

11. Prireikus kalendoriuje galima nustatyti ir periodiškai pasikartojančius susitikimus, pavyzdžiui, kas savaitinį įmonės pasitarimą arba kas mėnesinį susitikimą su klientu. Kuriant kalendoriuje naują susitikimą arba renginį, lango įrankių juostose tiesiog spustelėkite mygtuką „Pasikartojantis". Atsivėrusiame lange programa pasiūlys nustatyti susitikimo trukmę, periodiškumą.

Galima nurodyti, pavyzdžiui, kad būtų suplanuota 10 tuo pačiu metu pasikartojančių susitikimų. Kviesti kolegas ar klientus į tokius pasikartojančius įvykius galite tokiu pat būdu kaip ir į vienkartinius.

12. Jei tampa sudėtinga suvaldyti kelių vykdomų projektų užduotis, jas galima kategorizuoti – spustelėjus greta užduoties esantį baltą kvadratėlį jai priskiriama spalva. Spalva gali reikšti tiek užduoties svarbumą, tiek jos priklausymą konkrečiam projektui ir pan.

Kiekvienas vartotojas pasirenka sau geriausią būdą. Spalvomis pažymėtos užduotys gali būti grupuojamos – užduočių sąraše spustelėkite dešinį pelės klavišą bei iš kontekstinio meniu pasirinkite „Rūšiuoti pagal“ ir „Kategorijos“. Įprastai užduotis galima rūšiuoti ir pagal kitus kriterijus, tačiau tikslinga jas visuomet žymėti spalvomis, kad prireikus galėtumėte lengvai suskirstyti pagal projektą.

13. Stenkitės priminimus priskirti tik labai svarbios užduotims. Jei juos siesite su visomis užduotimis, priminimai greitai taps varginantys arba tiesiog nustosite kreipti į juos dėmesį ir praleisite tai, kas iš tiesų svarbu. Kalendoriuje, kuriame žymimi tiksliai suplanuoti susitikimai ir renginiai, priminimų gali būti daugiau – juk reikia nepamiršti pasilikti šiek tiek laiko ne tik pasiruošimui, bet ir nuvykimui į susitikimo vietą.

14. Į adresų knygelę įtraukdami naujų asmenų kontaktinius duomenis pažymėkite, kur su jais susitikote ar susipažinote. Tai padės lengviau prisiminti ir rasti reikiamą žmogų ateityje. Menkai tikėtina, kad atsiminsite, kuo vardu buvo ar kur dirbo praeitų Naujųjų metų renginyje sutiktas bendrovės vadovas, tačiau jei žymite susitikimo duomenis, rasti jo kontaktinę informaciją bus lengva ir sutaupysite nemažai laiko, bandydami prisiminti, kas jis ir iš kur.

Šias pastabas galite pasižymėti kontaktinės asmens kortelės skiltyje „Pastaba“.

15. Su kolegomis sutarkite, kokiais atvejais naudojate elektroninio laiško aukšto ir žemo prioriteto žymas. Nepiktnaudžiaukite aukštos svarbos žyma persiųsdami juokingus filmukus ar grandininius laiškus. Šią žymą patartina naudoti itin svarbiems ir skubiems laiškams žymėti.

Su darbu tiesiogiai nesusijusiam susirašinėjimui tikslinga suteikti žemo prioriteto žymą. Sukūrus atitinkamą laiškų rūšiavimo taisyklę tokie laiškai gali keliauti į atskirą katalogą, o gavėjas juos peržiūrės laisvesniu nuo darbo metu. Tai leis paprasčiau organizuoti savo darbus, daugiau dėmesio skiriant svarbesnėms užduotims.

16. Įdomias kilusias mintis ar pastabas, įvairias internetines nuorodas patogu pažymėti „Outlook“ programoje integruotame lipnių lapelių atitikmenyje „Pastaba“. Meniu juostoje spustelėkite „Vykdyti“, „Pastaba“ arba paspauskite geltoną lapelį simbolizuojantį mygtuką apatiniame kairiame lango kampe. Sukurtus virtualius lapelius galima rikiuoti pagal datą, kategoriją, atlikti paiešką, tad šis sprendimas gerokai universalesnis ir mažiau kenkiantis darbo vietos tvarkai nei popierinis atitikmuo.