Skaičiuokite savo investicijų grąžą
Verslininkai pasiruošę investuoti į savo įmones, sakydami, jog gali tikėtis šiek tiek uždirbti iš šių investicijų. Pagalvotumėte – logiška? Tačiau rinkoje vis dar yra nuomonių, kad kalbant apie IT projektus, investicijų grąža ne visada aiški. To priežastimi dažnai būna netikėti kaštai arba tai, kad klientas jau pačioje pradžioje buvo netinkamai informuotas. Ar įsivaizduojate, kaip galite suskaičiuoti, ar IT projektas, kurį daugiau ar mažiau esate priversti diegti spaudžiant klientams ar įstatymams, bus efektyvus kaštų požiūriu, ar ne? Būdami IT partneriu, mes vis dažniau esame klausiami apie tokius terminus, kaip „investicijų grąža“(ROI) ir „atsipirkimo laikas“, klientui renkantis IT sistemą. Šiame straipsnyje padiskutuosime detaliau, kaip galite apskaičiuoti IT projekto efektyvumą kaštų požiūriu.
Kas yra ROI?
Kai klausiate savo tiekėjų, kodėl turėtumėte diegti IT sistemą ar netgi pakeisti jau turimą, dažnai gaunate atsakymą, kad ji taupys laiką, mažins darbo krūvį bei klaidų skaičių. Skamba neblogai, tačiau apie kiek pinigų kalbame? Norėdami tai paskaičiuoti, turėtumėte pasverti visus kaštus ir naudas. Tai ir sudaro investicijų grąžos (ROI) skaičiavimus – metodologiją, kurią dažniausiai naudoja finansų vadovai, skaičiuodami technologinių investicijų vertę. Prieš skaičiuojant ROI, pasirenkamas nurašymo periodas (dažniausiai trys metai), per kurį skaičiuojamos (vidutinės) naudos. Po to jos padalinamos iš (pradinių) kaštų. ROI skaičiavimų rezultatas išreiškiamas procentais.
ROI skaičiavimai
Norėdami identifikuoti kaštus, pirmiausia galite kreiptis į savo tiekėją. Turėdamas savo projektų vykdymo metodologiją (naujausia Microsoft metodika – „Sure Step“), Jūsų tiekėjas gali garantuoti, kad klientas tiksliai žinos, kiek nuo pradžių jam kainuos IT projektas ir kiek pastangų reikės įdėti iš savo darbuotojų, o kiek – iš tiekėjo pusės. Taip pat klientas žinos, kas ir kada bus įdiegta. Tokiu būdu visi projekto kaštai yra aiškiai įvardinami iš anksto, o tai reiškia, kad klientas nesulauks nemalonių siurprizų, projektui beveik baigiantis. Dauguma tiekėjų naudoja tam tikras formules, apskaičiuodami bendrus projekto kaštus, dar kitaip vadinamus TCO – bendraisiais nuosavybės kaštais.
Apskaičiuokite pradinę ROI patys, proceso pradžioje
Kai pasirenkamas periodas, kuriam skaičiuosite ROI ir kaštai tampa aiškūs, galite gauti aiškius laukiamos investicijų grąžos duomenis. Tam nereikės jokių sudėtingų formulių.
1 žingsnis: pirmiausia, suskaičiuokite žmonių, dirbančių su IT sistema, skaičių. Kuo daugiau žmonių naudoja sistemą, tuo didesnė bus ROI. Tuomet pabandykite suvokti, kaip dažnai šie žmonės dirbs su IT sistema. Tas pats principas galioja ir čia – kuo daugiau IT sistema naudojama, tuo didesnė laukiama ROI.
2 žingsnis: Dabar suskaičiuokite, kiek kainuoja atlikti tą verslo veiklą ir užduotis, kurias norite automatizuoti. Kuo didesni šie kaštai, tuo svarbiau tampa automatizuoti užduotis, o įtaka ROI rodikliui bus dar didesnė.
3 žingsnis. Išnagrinėkite informaciją ir duomenis, kurie bus saugomi IT sistemoje. Kuo dažniau naudojama ši informacija, tuo potenciali ROI yra didesnė.
4 žingsnis. Išsiaiškinkite, ar IT projektas pagerins (vidinį ir išorinį) bendradarbiavimą. Komunikacija tarp darbuotojų ir klientų yra brangi, todėl kuo geresnės bendradarbiavimo sudedamosios dalys IT projekte, tuo aukštesnė ROI.
Suskaičiuokite konkrečias naudas vėlesnėse stadijose
Norint suskaičiuoti konkrečia naudą, kurią atnešė IT projektas, pirmiausia turi būti atskirtos tiesioginės ir netiesioginės naudos. Tiesioginės naudos faktiškai jums taupo pinigus. Netiesiogines naudas sunkiau nustatyti. Dažniausiai tai yra išlaidos, kurių jūs nebeturite dėl IT projekto atsiradimo. Pradžios taškas yra tai, kokius tikslus siekiate įgyvendinti, padedami IT projekto. Kokie yra iššūkiai ir kur glūdi problemos? Pradinės naudos gali būti identifikuojamos, remiantis šiomis problemomis ir iššūkiais. Kai tampa aiški visa diegimo įtaka, o tai paprastai paaiškėja diegėjo vykdomos analizės stadijos pabaigoje, gali būti suskaičiuojama konkreti ROI.
Kokia nauda gali būti lengvai apskaičiuojama:
1. Mažesni personalo kaštai:
Nauda, gaunama iš karto: mažiau darbuotojų gali atlikti tokį patį darbo kiekį. Netiesioginis sutaupymas: automatizuokite verslo veiklą ten, kur kitu atveju tektų samdyti daugiau personalo.
2. Padidėjęs produktyvumas:
Nauda, gaunama iš karto: automatizuojant tam tikras užduotis, toks pat žmonių skaičius atlieka didesnį darbo kiekį. Netiesioginis sutaupymas: atsiradus gedimams, išvengiama informacijos ar laiko praradimų.
3. Pagerėjusi atsargų kontrolė:
Netiesioginis atsargų kaštų sutaupymas: esant geresniam informacijos pateikimui, gali būti palaikomi mažesni atsargų kiekiai. Nauda, gaunama iš karto: geriau valdydami atsargas, turite daugiau galimybių užsakymą įvykdyti laiku.
4. Dėl IT sistemos padidėjusi apyvarta:
Pavyzdžiui: įvedus partijų administravimą ir tiekėjų prognozes, paklausa geriau atitiks pasiūlą ir atvirkščiai. Tai įtakos greitą apyvartos padidėjimą.
