Efektyvus el. pašto naudojimas

Vidutinis darbuotojas Lietuvoje praleidžia vidutiniškai trečdalį darbo laiko susirašinėjant el. laiškais. Dar pridėkime kitas komunikacijos priemones – mobiliuosius telefonus, socialinius tinklus – ir gausime didžiulį informacijos srautą. Nesugebėjimas tvarkytis su šia informacija yra neefektyvumo ženklas.

Kaip žmogus, kuris aktyviai domisi IT rinka jau beveik dešimtmetį, galiu drąsiai teigti, jog el. paštas dažnai naudojamas ne taip efektyviai, kaip galėtų būti. Šiame straipsnyje pateiksiu septynias veiklos praktikas, kurios padės sumažinti priklausomybę nuo el. pašto bei sutaupyti laiko. Jau šiandien.

Įsitikinkite, kad el. paštas yra tinkama komunikacijos priemonė

El. paštas yra tik viena iš komunikacijos priemonių, bet ne visuose situacijose ji yra tinkamiausia. Išskaidykite asmeninę komunikaciją į tipus ir nuspręskite, kuri priemonė – el. paštas, žinutė socialiniame tinkle, mobilusis telefonas, „akis į akį“ – kokiam bendravimui yra tinkamiausia.

Skatinkite, jog ir darbuotojai pateiktų savo nuomonę, kokiais būdais kolegos turėtų tarpusavyje komunikuoti. Priimkite vieningą sprendimą ir nekeiskite komunikacijos priemonės.. Juk akivaizdu, jog, tarkim, diskutuoti daug geriau „akis į akį“, negu naudojantis elektroniniu paštu.

Galvokite apie žmogų, skaitysiantį jūsų el. laišką

Dažnai susirašinėjimas el. paštu tampa panašus į pokalbių langą (angl. chat) kokioje nors pažinčių svetainėje. Taip nutinka tuomet, kai laiško siuntėjas chaotiškai ir nenuosekliai perteikia savo mintis, nepagalvojęs apie tai, kaip jas priims gavėjas. Šioje vietoje reikia turėti empatijos.

Sukurpkite tokią žinutę, kuri atitiktų gavėjo poreikius. Prieš paspausdami „Išsiųsti“ mygtuką, nusiraminkite ir dar kartą pagalvokite: ar aš suteikiau visą informaciją, kurios reikės gavėjui? Ar gavėjas supras mano žinutę? Ar mano argumentai aiškus? Ar tolimesnių veiksmų planas aiškus?

Numatykite būsimus klausimus ir į juos atsakykite iš karto

Lengviausias būdas sumažinti nereikalingų el. laiškų skaičių yra numatyti būsimus jūsų laiško gavėjo klausimus. Jeigu nusiunčiate trumpa žinutę, tarkim, „susitikimas dėl biudžeto svarstymo šiandien yra atšauktas“, laiško gavėjui neabejotinai kils klausimų: kodėl atšauktas? Kada įvyks susitikimas? Paaiškinkite apie susiklosčiusią situaciją išsamiai, jog daugiau nebekiltų klausimų – pateikite esminę informaciją.

Išskirkite svarbią informaciją antraštėmis ir punktais

Dauguma žmonių neskaito. Mūsų greito tempo skaitmeninėje kultūroje, mes „skanuojame“ turinį, ieškodami svarbių paryškinimų. Tikriausiai pastebėjote, kad svetainių kūrėjai naudoja antraštes, punktus, paryškintus šriftus tam, kad atkreiptų vartotojo dėmesį į svarbią informaciją.

Tas pats taikytina ir bendraujant el. paštu. Nepateikite tuščios informacijos, kuri nesurūšiuota ir neaiški. Kaip ir minėjome, naudokitės antraštėmis, punktais ir kitomis teksto formatavimo funkcijomis.

Taupykite laiką naudodamiesi el. laiškų šablonais

Daugelis el. laiškų skirtingoms interesų grupėms – darbuotojams, klientams, kolegoms – yra panašūs savo struktūra ir išvaizda. Užuot kiekvieną kartą iš naujo „konstruodami“ laišką nuo nulio, susikurkite šablonus. Jų dėka, jau žinosite kokią informaciją ir kaip ji turi būti pateikta konkrečiame laiške.

Tarkim, mano kolega savo bendrovėje turi standartinius klientams siunčiamus el. laiškus apie esamą situaciją (status quo). Taip pat yra naudojamas šablonas, skirtas darbuotojų darbo rezultatams įvertinti. Jeigu atsiranda pakitimų rašant standartinius laiškus, bet kada galėsite atnaujinti ir patį šabloną!

Segmentuokite savo el. laiškų gavėjus

Neaktualios informacikos el. laiško gavėjas neskaitys, o jei atsidarys laišką – tai greitai nusivils ir nustos kreipti dėmesio į jūsų el. laiškus. Labai stipriai pagalvokite, ar žmonės, kuriuos įtraukite į „Kam“ (angl. „To“) lauką, tikrai nusipelno ten būti. Ar jiems aktuali informacija, kuria juos „apmėtote“?

Nusistatykite pagrindines el. pašto naudojimosi taisykles

Bendrovės darbuotojai turi suprasti, kiek kartų per dieną ir maždaug kuriuo metu, galima siųsti laiškus savo vadovui ar kolegoms. Vystant tam tikrą projektą, nesistenkite, kad kiekvienas el. laiškas tarp kolegų pasiektų ir jus, kaip vadovą. Tačiau perspėkite, jog prioritetinė ir kritinė informacija jums yra aktuali.