Šiandien prieinami milžiniški skaitmeninės informacijos kiekiai vis didėja nežmonišku greičiu. 2014 m. duomenimis „skaitmeninė visata“ jau sudaro 4,4 zetabaitų ir prognozuojama, kad iki 2020 metų išsiplės iki daugiau nei 44 zetabaitų (44 trilijonų gigabaitų). Didėja ir duomenų įvairovė – daugiau nei 90 % duomenų yra nestruktūrizuoti ir iš labai įvairių šaltinių, tad didžioji dalis informacijos yra valdoma IT sprendimais.
Augant informacijos skaitmeninėje erdvėje apimtims, įmonėse procesai turi būti maksimaliai optimizuoti. Dažnai darbuotojai daug laiko praleidžia atlikdami pasikartojančius veiksmus kasdieniame darbe, nesusijusius su tiesioginėmis pareigomis. Dokumentus reikia skenuoti, apdoroti ir pristatyti į skirtingas vietas, pavyzdžiui kolegoms iš kito skyriaus, į CRM sistemą, elektroninę archyvavimo sistemą ar pan. Šie darbai reikalauja daug žmogaus intervencijos tvarkant kiekvieną dokumentą. Didėjant poreikiui, daugėja ir IT sprendimus siūlančių tiekėjų. Įmonėms siūloma begalė naujų įdomių priemonių, tačiau tokio turinio apdorojimas, analizė ir suvaldymas per priimtiną laiko tarpą reikalauja analitinių programų, kurios sugeba daugiau nei tiesiog vykdyti dokumentų paiešką.
Procesams optimizuoti patartina rinktis vieną Jus aptarnaujančią įmonę. Tuomet, kilus nesklandumams, nereikia ieškoti, kas yra prekės/paslaugos tiekėjas ir į ką kreiptis pagalbos (techninio palaikymo) – visada aiškios ir deklaruotos atsakomybes ribos. Be to, rinkoje siūlomi sprendimai paprastai neapima viso proceso, o renkantis skirtingų tiekėjų sprendimus, didėja kaštai – tai gali būti susiję su skirtingų lygių programiniais sprendimais, skirtingomis platformomis ir t. t. Paprastai įmonės pirmiausia pasirenka minimalius poreikius atitinkantį sprendimą, tačiau vėliau poreikiai auga ir reikia didesnių sprendimų. Dirbant su vienu tiekėju, išlaidų patiriama mažiau ir procesai būna sklandesni.
„Konica Minolta“, einanti koja kojon su technologijomis ir nuolat pateikianti rinkai naujų, augančius vartotojų poreikius tenkinančių sprendimų, gali palengvinti daugelį procesų kasdienėje biuro veikloje. Įmonės teikiami IT sprendimai apima visą darbo procesą – nuo dokumento nuskenavimo daugiafunkciniame įrenginyje iki viso su dokumentu susijusio proceso valdymo. Be to, dauguma „Konica Minolta“ diegiamų sprendimų sukurti ant patikimos „Microsoft“ platformos. „Esu labai patenkintas mūsų diegiamomis dokumentų valdymo sistemomis, jų funkcionalumu ir patogumu vartotojui. Jas patys naudojame įmonės viduje, todėl puikiai žinome ne tik iš teorinės pusės, bet esame ir pratiškai į jas įsigilinę“, – teigia „Konica Minolta Baltia“ IT vadovas Rytis Grigaravičius.
Rinkoje siūloma aibė sprendimų verslo procesams optimizuoti. Jei pastebima, kad kasdienėje įmonės veikloje per daug laiko praleidžiama nereikšmingiems biuro darbams, kyla darbuotojų nepasitenkinimas apdorojant ar surandant reikiamus dokumentus, su jais dirbant, pravartu pasikonsultuoti su specialistais.
