Nors metiniai darbuotojų vertinimo pokalbiai paprastai vyksta sausį–kovą, tačiau jų metu surinktus duomenis neretai baigiama analizuoti ir apdoroti metų pabaigoje. Todėl įmonės nespėja tinkamai pasinaudoti pokalbių rezultatais, o pokalbiuose dalyvaujantys darbuotojai nusivilia vertinimo procesu. Šias problemas išsprendžia IT sistema, kurią pasiūlė verslo valdymo ir apskaitos sistemas kurianti UAB „Prototechnika“.
Vidmanto Narijausko, „Prototechnikos“ vykdančiojo direktoriaus, teigimu, dažniausiai pasitaikanti problema, kuri išryškėjo ir analizuojant metinio vertinimo pokalbio naudą su daugiau kaip 30 įmonių vadovų, – per ilgai užsitęsiantis surinktos informacijos tvarkymas ir sisteminimas. Šią problemą patvirtina ir Mindaugas Armalas, prekybos tinklo „Senukai“ personalo direktorius. „Pasiruošimas metiniam vertinimo pokalbiui, popierinių anketų pildymas ir pateikimas Personalo skyriui, informacijos analizė ir rezultatų apibendrinimas trunka ko ne ištisus metus. Vos baigus vieną vertinimą netrukus pradedamas kitas – nelieka laiko rezultatams analizuoti ir jais pasinaudoti“, – teigia M. Armalas.
„Dėl neautomatizuotų procesų ir rankinio informacijos tvarkymo metinis vertinimo pokalbis užsitęsia gerokai ilgiau nei turėtų. Naudodama informacinę sistemą įmonė gali kelis kartus sutrumpinti ir pasiruošimą pokalbiui, ir rezultatų analizavimą, o susisteminta informacija yra bet kada prieinama už personalo valdymą atsakingiems darbuotojams. Seniau tokią sistemą įsigyti galėjo tik didelės įmonės, nes ją reikėdavo kurti individualiai, o tai kainuodavo nuo keliolikos iki keliasdešimties tūkstančių eurų, – teigia V. Narijauskas. – Šiandien pirmieji Lietuvoje siūlome metinio vertinimo pokalbio duomenų apdorojimo standartinį IT sprendimą, kurio nereikia individualiai perprogramuoti, užtenka pakeisti keletą smulkmenų. Todėl ir galutinė sistemos kaina yra keliasdešimt kartų mažesnė.“
Viena iš įmonių, kuri nusprendė metinį vertinimo pokalbį automatizuoti naudodama informacinę sistemą, – prekybos tinklas „Senukai“. Įmonės personalo direktoriaus M. Armalo teigimu, labiausiai sutrumpėjo duomenų analizavimas.
„Naudodami metinio vertinimo pokalbio informacinę sistemą atsisakome gausybės popierių, viskas vyksta kompiuterio programoje. Sistema lengva naudotis visiems darbuotojams, mažėja klaidų ir didėja personalo vadybininkų darbo kokybė. Pagrindinė šios informacinės sistemos nauda – sutrumpėjo veiklos vertinimo procesas“, – sako M. Armalas.
„Prototechnika“ kurdama informacinę metinio vertinimo pokalbio sistemą bendradarbiavo su verslo valdymo konsultacijų ir mokymo kompanija „OVC Consulting“. Rūtos Navardauskienės, „OVC Consulting“ partnerės, teigimu, tinkamai parengtos metinio veiklos vertinimo sistemos ypač svarbios didelėse organizacijose, kuriose daug darbuotojų, per metinius pokalbius surenkama daug vertingos informacijos apie darbuotojus, tačiau ne visa ja pasinaudojama.
„Didelėse organizacijose veiklos vertinimo pokalbių rezultatų išvados, apibendrinti rezultatai leidžia priimti globalesnius sprendimus ir dėl kryptingo personalo valdymo priemonių planavimo, ir dėl visos organizacijos veiklos tobulinimo. Metinio vertinimo pokalbio sistemos IT sprendimai Personalo skyriui ir įmonės vadovams padeda kelis kartus greičiau apibendrinti pokalbių metu surinktą informaciją ir operatyviau daryti tolesnes išvadas“, – sako R. Navardauskienė.
