Organizacijos linkusios rinktis sklandžiai „susikalbančius“ dokumentus

Elektroniniams dokumentams vis labiau išstumiant popierinius, be informacinių technologijų sunkiai galima įsivaizduoti šiuolaikinį verslą, valstybės institucijų veiklą ar savo darbą. Rūpindamosi veiklos efektyvumu, organizacijos vis dažniau pasitelkia elektroninius dokumentus. Be visų kitų privalumų, jie yra patogus būdas keistis informacija, tačiau įvairiose organizacijose naudojami skirtingi formatai dažnai sukelia dokumentų „nesusikalbėjimo“ problemas, Kad to būtų išvengta, pasaulyje vis labiau populiarėja atviri dokumentų mainų formatai, užtikrinantys dokumentų suderinamumą.

Pasaulinės IT rinkos ir analizės tyrimų kompanijos IDC atlikto tyrimo „Adoption of Document Standards“ metu paaiškėjo, kad organizacijos ir IT specialistai yra linkę pasitelkti bendrus XML standartus, tarp jų ir „Open XML“, kurie užtikrina paprastesnį keitimąsi dokumentais organizacijos viduje bei išorėje, taip pat išplečia skirtingos programinės įrangos suderinamumą. Šiuo metu JAV „Open XML“ formatą naudoja apie 5 proc. organizacijų, o Europoje apie 25 proc., tuo tarpu „OpenDocument“ formatu (ODF) naudojasi atitinkamai – 2 ir 6 proc. organizacijų.

Ne tik suderinamumas

„Kalbant apie skaitmeninius dokumentus, svarbu susitarti, kokį elektroninį popierių naudojame, kad jame esančią informaciją galėtų perskaityti įvairios programinės įrangos vartotojai. Platesnis atvirų dokumentų formatų pasirinkimas užtikrintų ne tik didesnį suderinamumą, bet ir leistų pasirinkti priimtinesnį sprendimą tiek įrangos kūrėjams, tiek vartotojams“, – sakė „Microsoft Lietuva“ atstovas Linas Pečiūra.

Prognozuojama, kad per artimiausius metus Europos organizacijose stipriausiai augs „Open XML“ formato įsisavinimas. Net 6 proc. Europos organizacijų planuoja išbandyti šį formatą ir beveik 10 proc. – pilnai jį įsidiegti ir pradėti naudoti. Tuo metu naudoti ODF formatą ketina tik kiek daugiau nei 2 proc. Europos organizacijų. Ilgai egzistuojančiu PDF formatu rinka jau yra pakankamai prisotinta, todėl didelio šuolio taip pat nesitikima.

IDC tyrimo duomenimis, dauguma pasaulio organizacijų „Open XML“ dokumentų formatą renkasi atsižvelgdamos į paprastumo kriterijų, apimantį lengvesnį dokumentų suderinamumą, ilgalaikio saugojimo galimybes bei paprastesnį perėjimą nuo naudojamo prie naujojo standarto. Pasak L. Pečiūros, ši tendencija pastebima ir Lietuvoje.

Tyrimas atskleidė, kad galimybę laisvai pasirinkti norimą formatą, siekiant produktyvumo, ypatingai vertina Europos verslo atstovai.

Atsižvelgiama į vartotojų poreikius

„Savaime suprantama, kad daugeliui naudotojų paprasčiau naudoti vieną dokumentų formatą, nes taip yra patogiau ir nereikia gilintis į kitos, nepažįstamos programinės įrangos galimybes. Tačiau verslo, mokslo ir valstybės sektoriuose reikalingas įvairesnis formatų pasirinkimas, atitinkantis jų specifinius poreikius“, – tvirtina Vilniaus universiteto Matematikos ir informatikos fakulteto prodekanas Algimantas Juozapavičius.

Šiuo metu „Microsoft“ rūpinasi tuo, kad „susikalbėjimas“ tarp skirtingomis programomis sukurtų dokumentų vyktų kuo sklandžiau. Po to kai „Microsoft“ sukūrė naują failų formatą ECMA-376 pirmtaką (kaip IBM ir „Sun Microsystems“ sukūrė ODF), tarptautinės standartizacijos organizacijos „Ecma“ nariai, tarp kurių yra ir „Microsoft“ konkurentai, padėjo užtikrinti, kad galutinis standartas būtų visiškai atviras ir neutralus gamintojų atžvilgiu.

„Microsoft“ yra įsteigusi Gamintojų suderinamumo aljansą, kurio tikslas – skatinti įvairių programinės įrangos kūrėjų bendradarbiavimą. Tarp jų yra tokios bendrovės kaip „Jboss“, „Linspire“, „Xandros“, „Turbolinux“, „Novell“ ir kitos.

Siekdama išsiaiškinti vartotojų poreikius dėl elektroninių dokumentų suderinamumo, bendrovė taip pat yra įsteigusi Klientų vykdomąją suderinamumo tarybą, kurią sudaro aukščiausio lygio viešojo ir privataus sektoriaus vadovai iš viso pasaulio. Be to, bendrovė vykdo Atvirų standartų pažadu pavadintą iniciatyvą bei palaiko siekį patvirtinti „Open XML“ kaip ISO standartą.

IDC tyrimą „Adoption of Document Standards“ galima rasti mūsų tinklalapyje.