Informacija: nuo paprastų žinučių iki sudėtingų sistemų duomenims valdyti

Informacijos valdymas yra vienas sudėtingiausių procesų įmonės veikloje. Tai itin platus terminas, apimantis ne tik paprasčiausias žinutes įmonės viduje, bet ir dideles dokumentų ir duomenų valdymo sistemas. Vis labiau į įvairius verslo procesus integruojami IT sprendimai neaplenkia ir informacijos valdymo. Čia bene labiausiai inovatyvūs sprendimai ir nuolatinis tobulėjimas yra neatsiejami sėkmingo verslo varikliukai.

Informacijos rūšys ir jų sklaida įmonėje

Kiekvienoje įmonėje vyrauja dvi informacijos rūšys. Pirmoji yra atvira ir prieinama visiems, antroji – konfidenciali, privati ir skirta tik suinteresuotoms grupėms. Nepaisant informacijos rūšies ir paskirties, norint, kad informacijos paskirstymo procesas ir dokumentų valdymas vyktų sklandžiai ir būtų efektyvus, reikia atrasti būdą, kuris leistų optimizuoti šį sudėtingą informacijos valdymo procesą.

Šioje vietoje tokia užduotis tenka įmonių vadovams: jie paprastai yra atsakingi už tai, kad informacija reikiamu laiku pasiektų atitinkamus asmenis, o tuo pačiu būtų vykdomas operatyvus bendradarbiavimas ir komunikacija tarp įmonės darbuotojų ar klientų. Nors seniau tai būdavo atliekama sudėtingai ir kruopščiai rengiant ir archyvuojant fizinius dokumentus, o informaciją suinteresuotiems žmonėms perduodant žodžiu, šiandien vis drąsiau pereinama prie IT sprendimų ir elektroninių dokumentų.

Informacijos valdymas: kodėl svarbu naudotis profesionalų pagalba?

Dideli informacijos kiekiai ne visada gali būti efektyviai paskirstomi suinteresuotoms šalims, todėl svarbios ir konfidencialios informacijos paskirstymas, kaip pastebi specialistai, turi būti patikėtas profesionalioms įmonėms, kurios, įdiegusios tam tikras IT sistemas, padeda užtikrinti veiksmingesnį ir patogesnį dokumentų, žiniatinklio, veiklų tvarkaraščio ir kitų darbinių veiklų valdymą. Nors vis dar atsiranda gana daug įmonių, kurios teigia, jog su visais šiais aspektais puikiai susidoroja pačios, tačiau tie, kurie išbandė profesionalų pagalbą, išskyrė keletą pagrindinių punktų, kuo tai yra naudinga:

• sumažėja laiko kaštai, kuriuos darbuotojai skiria informacijos valdymui, todėl galima sukoncentruoti dėmesį į tiesiogines užduotis;
• dokumentų valdymas tampa saugesnis, skaidresnis turi aiškesnę ir patogesnę struktūrą. Tai aktualu ne tik vadovams, bet ir darbuotojams, kurie visas reikalingas dokumentų formas randa vienoje vietoje. Be to prireikus jas redaguoti, matoma kas tai darė, todėl dingsta prastos komunikacijos problema;
• išauga įmonės konkurencingumas, išvengiama prieš tai buvusių informacijos nutekėjimo rizikų, padidėja darbo našumas.

Intranetas – erdvė, leidžianti bendradarbiauti ir  keistis informacija

Įmonės viduje svarbu ne tik apsaugoti svarbią informaciją, bet ir užtikrinti jos pasiskirstymą. Ne mažiau svarbus ir bendradarbiavimas, komunikacija kolegų tarpe. Tai užtikrinti padeda intraneto įsivedimas. Įprastai tie, kas naudojasi informacijos valdymo paslauga, į planus yra įtraukę ir intraneto įdiegimą. Tai – neatsiejama informacijos sklaidos dalis. Ši platforma leidžia rasti informaciją darbuotojams vieniems apie kitus ir tai tarsi socialinė komunikacijos erdvė, kur dalinamasi įmonės naujienomis, nuotraukomis ir kita vidine informacija.

Taip pat verta paminėti, kad intranetas yra viena efektyviausių priemonių, padedančių (ypač dideliuose kolektyvuose) įsilieti į vidinę organizacijos kultūrą naujiems komandos nariams. Įtraukti į bendrą socialinę sistemą jie ne tik lengviau perpranta įmonės kultūrą, bet ir patys gali tapti jos dalimi.

Efektyvus informacijos valdymas yra itin svarbus tiek mažoms, tiek ir didelėms įmonėms. Štai kodėl vis daugiau privačiojo verslo atstovų renkasi profesionalų pagalbą ir IT integraciją į savo verslo procesus bei informacijos valdymą.