Kaip sumažinti BYOD išlaidas?

Asmeninių išmaniųjų telefonų ir kompiuterių naudojimas darbe (angl. „bring your own device“, BYOD) jau tapo įprasta verslo praktika. Rinkos tyrimų bendrovė „Gartner“ prognozuoja, kad 2017 metais pusė darbdavių reikalaus darbuotojų, kad jie darbą atliktų su nuosavais išmaniaisiais įrenginiais. Tačiau nėra vieningos nuomonės, ar tokia praktika sutaupo tiek verslo lėšų, kaip gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio.

2012 metais „Aberdeen Group“ atliktas tyrimas parodė, kad bendrovė su 1 tūkst. mobiliųjų prietaisų išleidžia iki 170 tūkst. JAV dolerių (apie 136 tūkst. Eur) per metus daugiau nei bendrovė, kurioje mobilieji telefonai nėra bendrovės nuosavybė. Kita vertus, bendrovės „VMware“ ir „Intel“ pranešė apie sutaupytus pinigus, kai pradėjo taikyti BYOD praktiką, rašoma svetainėje cio.com.

Pastebima, kad išlaidos BYOD priklauso nuo to, kaip bendrovės padengia darbuotojų mobiliojo ryšio ir interneto sąskaitas. Pirmieji žingsniai taupymo kryptimi jau daug kur žengiami. Darbuotojų telekomunikacijų išlaidoms skiriama mažiau pinigų, paprastinamas dokumentų tvarkymas.

Nenumatytos išlaidos

Daugelis prie BYOD praktikos perėjusių įmonių susiduria su netikėtai išaugusiomis dokumentų tvarkymo išlaidomis. „DataHive Consulting“ konsultantas Hyounas Parkas teigia, kad vienos sąskaitos sutvarkymas gali kainuoti nuo 15 iki 20 JAV dolerių (12–16 Eur).

„Tai išlaidų „juodoji skylė“. Taip nutinka dėl to, kad BYOD išlaidas turi prižiūrėti iškart keli bendrovės padaliniai: IT, žmogiškųjų išteklių ir finansų. Visos jų sugaištos valandos susideda į bendras išlaidas“, – sako H. Parkas.

Tačiau bendrovės ar organizacijos randa būdų, kaip šiuos skaičius sumažinti. Geru pavyzdžiu tapo Delavero valstija (JAV). Valstijos tarnautojai, kurie pasirenka darbus atlikti su savo išmaniaisiais prietaisais (šiuo metu jų yra apie 600), gali gauti iki 40 JAV dolerių (apie 32 Eur) per mėnesį savo sąskaitoms padengti. Tam, kad gautų išmokas, jie turi užpildyti specialią formą.

„Tas pats darbuotojas negali užpildyti kompensacijos formos dažniau nei kartą per tris mėnesius. Dauguma darbuotojų tai daro dar rečiau – tik kartą per metus. Taip gerokai sumažinamos išlaidos dokumentams tvarkyti“, – pasakoja Delavero valstijos tarnybos IT skyriuje vadovaujančias pareigas užimantis Billas Hickoxas.

Svarbu – taupyti darbuotojų laiką

Įvairių hobio ir sporto prekių parduotuvė „Brunswick“ darbuotojų telekomunikacijų sąskaitų kompensacijas tvarko dar paprasčiau. Priklausomai nuo pareigų kiekvienas BYOD naudojantis įmonės darbuotojas gali gauti 25 arba 50 JAV dolerių (20–40 Eur) kompensaciją. Darbuotojų, kurių išlaidos patvirtinamos vadovų, duomenys yra suvedami į specialią duomenų bazę. Kas ketvirtį ši duomenų bazė yra patikrinama ir užsiregistravę darbuotojai gauna kompensaciją. Tokių žmonių bendrovėje yra apie 1,4 tūkst.

Bendrovės ryšių ir telekomunikacijų vadovas Mike‘as Tegtmeyeris skaičiuoja, kad tokios praktikos įvedimas leido išlaidas darbuotojų telekomunikacijoms sumažinti nuo 140 tūkst. JAV dolerių per mėnesį iki 80 tūkst. JAV dolerių (112 tūkst. – 64 tūkst. Eur) per mėnesį (įskaičiuojant ir sugaištą darbuotojų laiką).

„Kas metų ketvirtį sugaištu maždaug pusvalandį, kad patikrinčiau, kas turi gauti kompensaciją ir išsiųsčiau atitinkamus nurodymus finansų padaliniui. Žmogus, kuris anksčiau užsiimdavo vien šia veikla, dabar atlieka kitus darbus, tad ir tai įskaičiuojame į sutaupytas lėšas“, – sako M. Tegtmeyeris.

Centralizuotas BYOD

IT bendrovė „Intel“ pasirinko kitokį, tačiau ne mažiau efektyvų būdą BYOD kaštams suvaldyti. Svarbiausias į produktyvumą orientuotos bendrovės tikslas buvo apsaugoti darbuotojus nuo dokumentų tvarkymo, kuris nekuria pridėtinės naudos ir užima laiką. Pasirinkdami BYOD planą „Intel“ darbuotojai yra prijungiami prie bendros įmonės sutarties su telekomunikacijų bendrove. Tuomet visos jų sąskaitos už telekomunikacijas yra apmokamos „Intel“. Padalinių vadovai prižiūri, kad sąskaitos nebūtų nepagrįstai išpūstos.

„Stengiamės vengti papildomo biurokratizmo, nes tai nepatogu ir brangu. Reikalaudami iš darbuotojų kas mėnesį pildyti ataskaitas nesijaustume didinantys jų produktyvumą, greičiau atvirkščiai“, – sako „Intel“ IT padalinio vadovė Lisa Spelman.

Pasirinkdama tokį būdą „Intel“ išsaugojo stiprias pozicijas derybose su telekomunikacijų paslaugų teikėjais – didelė įmonė gali derėtis dėl gerokai palankesnių tarifų nei privatus asmuo. Dėl to „Intel“ už telekomunikacijų paslaugas sumoka mažiau nei tokiu atveju, jei visi jos darbuotojai turėtų atskiras sutartis, o į „Intel“ kreiptųsi dėl jų kompensavimo.

Kitos taupymo gudrybės

Bene paprasčiausias būdas įmonei sutaupyti BYOD skirtų lėšų – sumažinti pinigų skaičių, kuris išmokamas kiekvienam darbuotojui. Prieš kelis metus vieno BYOD naudojančio darbuotojo telekomunikacijų sąskaitoms vidutiniškai būdavo skiriama iki 80 JAV dolerių (64 Eur) per mėnesį. Šiuo metu vidutinė suma svyruoja apie 40 JAV dolerių (32 Eur).

„Kai įmonės pradėjo naudoti BYOD praktiką, jos norėjo atsikratyti pareigos pirkti ir prižiūrėti įrangą, o darbuotojų sąskaitoms apmokėti skirdavo tiek pinigų, kiek jie paprašydavo. Tačiau po kelių metų daug kas pastebėjo, kad telekomunikacijų sąskaitos su įmonės įranga būdavo pastebimai mažesnės. Dėl to įmonės privalo mažinti kompensuojamą išlaidų dalį bent jau tam, kad BYOD įmonėje atsipirktų“, – atkreipia dėmesį konsultantas H. Parkas.

Įmonės dabar gali naudotis įvairiomis trečiųjų šalių paslaugomis, kurios padeda efektyviau išmokėti darbuotojams kompensacijas už telekomunikacijų paslaugas, tikrinti, kokia sąskaitos dalis tenka asmeniniams, o kokia – darbo reikalams tvarkyti. Tačiau iššūkiai nesibaigia net ir galutinai sutvarkius kompensacijų tvarką ir visus privalomus BYOD saugumo reikalavimus.

„Kai pradėjome siūlyti BYOD programą, darbuotojai iš pradžių buvo labai patenkinti. Tačiau greit jie suprato, kiek daug užduočių jie gali atlikti su savo išmaniaisiais telefonais ir pradėjo prašyti suteikti prieigą prie vis daugiau ir vis įvairesnių aplikacijų“, – sako L. Spelman iš „Intel“.