Kas tai yra kompiuterinių paslaugų „outsourcingas“?

Kas tai yra IT „outsourcingas“

IT (informacinių technologijų) paslaugų pirkimas iš išorės (specializuotos IT įmonės), vadinamas informacinių technologijų „outsourcingu“ (ang. IT OUTSOURCING). Tai yra kompiuterinių paslaugų (kompiuterinių sistemų diegimas, kompiuterių priežiūra, strategijos formavimas, veiklos koordinavimas, kt.) įsigijimas iš tas paslaugas teikiančios įmonės, visiškai arba iš dalies atsisakant samdomų informacinių technologijų specialistų pagalbos.

Šiandien informacinės technologijos kiekvienoje įmonėje tampa vis svarbesnės, siekiant gerinti veiklos efektyvumą, didinti konkurencingumą. Norint tinkamai prižiūrėti kompiuterinių technologijų aplinką, reikia išmanyti visas informacinių technologijų sritis (kompiuterių gedimai, tinklai, programinė įranga, specializuota įranga, duomenų bazės, informacijos apsauga, kt.). Visus šiuos darbus kvalifikuotai atlikti vienam specialistui tiesiog neįmanoma – fiziškai neįmanoma sekti technologinių naujienų, kurios ypatingai greitai keičiasi. Norint turėti patikimą ir kvalifikuotą komandą, būtina samdyti brangius darbuotojus. Tai sau gali leisti tik didelės ir stiprios įmonės. Tačiau čia atsiranda papildomos problemos – kompiuterinių technologijų specialistų darbas labai netolygus. Siekdami išspręsti susidariusias problemas, kartais dirba ilgus viršvalandžius, o dažnai tiesiog neturi ką veikti. O kaip dar jūsų samdomo darbuotojo atostogos ar netikėta liga? Kompiuterinių paslaugų pirkimas iš specializuotos įmonės, daugeliu atveju išsprendžia šias problemas.

Pasaulyje ši praktika nėra nauja ir nėra priežasčių, kodėl jos reikėtų atsisakyti. JAV įvairių paslaugų „outsourcingas“ (pirkimas iš specializuotų įmonių) siekia net apie 60 procentų visų įmonės pirkimų. Seniai jau nieko nestebina apsaugos tarnybų darbas, reklamos darbus atlieka agentūros, dauguma įmonių neturi savo vairuotojų – samdo kurjerines tarnybas, sava valytoja jau tampa prabanga – samdomos valymo paslaugų įmonės. Lietuvoje pamažu mąstoma ir apie kitų paslaugų pirkimą, tame tarpe ir kompiuterinių sistemų diegimo ir priežiūros paslaugas. Šiuo metu jau nekyla klausimas, ne ar verta pirkti kompiuterines paslaugas, bet sprendžiama, tik iš ko jas verta pirkti.

Mano įmonė maža, tai gal man pakanka nedaug nusimanančio pigesnio specialisto, kuris užsuka, turėdamas laiko? Tai dažnai kylantis klausimas nedidelio verslo atstovams. Tačiau tai yra klaidinga nuomonė. Dažnai, tokių įmonių savininkai net nežino, kaip technologijos gali padėti jiems efektyviau ir produktyviau dirbti ir plėsti savo verslą. Bet kuriuo atveju, prižiūrėti kompiuterines sistemas bei sekti naujoves (konkurentai tai daro) būtina ir mažoms įmonėms.

Dažniausiai mažose įmonėse samdomi darbuotojai nėra pilnai apkrauti darbu arba kvalifikuoti specialistai yra per brangūs, todėl samdomi pigūs, bet nekvalifikuoti specialistai. Tačiau mažoms ir vidutinėms įmonėms geriausiai tiktų ne samdyti savo darbuotoją, bet pasitikėti specializuota paslaugų įmone. IT paslaugų pirkimas iš šalies galėtų tiek sumažinti išlaidas, tiek pagerinti paslaugų kokybę.

Pagrindinės priežastys, dėl ko vertėtų pasidomėti IT „outsourcingu“

Išlaidų mažinimas
Neefektyvus samdomo kompiuterių specialisto laiko panaudojimas (ne visuomet ir ne visiems yra specialistas būtinas pilną darbo dieną), papildomai sumokami mokesčiai, vieno įrangos tiekėjo nebuvimas, papildomai permokami pinigai už kompiuterinę įrangą, sąnaudos samdomo darbuotojo kontrolei, samdomo darbuotojo mokymai ir kita. Visų šių išlaidų galima išvengti, pasitikint specializuota paslaugų teikėja.

Atliekamų darbų kokybė
Vieno specialisto kompetencija dažnai yra ribota ir specializuota siauroje srityje. Vienas žmogus puikiai išmanyti visų sričių negali, o problemos dažnai ištinka įvairios. Dažnai kompiuterių specialistas turi nusistovėjusį požiūrį į technologijas ir savo darbo metodiką, kuri ne visuomet gali būti teisinga. Šališki patarimai įmonės vadovui, taip pat ne visuomet gali atitikti tikrus poreikius. Specializuotoje kompiuterinių paslaugų įmonėje renkama visų sričių specialistų komanda, įmonė turi teisingai parengtą darbo metodiką, paremtą praktika, atlieka IT srities mokymus savo specialistams.

Veiklos kontrolė
Samdant paslaugų įmonę iš šalies, atkrenta dar viena problema – samdomo darbuotojo (ar darbuotojų) veiklos kontrolė. Ne IT srities vadovai ne visuomet žino kaip teisingiau sudaryti samdomo darbuotojo veiklos planą, kaip padėti jam siekti užsibrėžtų tikslų, kaip motyvuoti darbui. Pasitikint kompiuterinių paslaugų įmone belieka tik įvertinti rezultatus.

Koncentracija ties pagrindine įmonės veikla
„Outsourcing“ leidžia įmonei sutelkti dėmesį ties pagrindine verslo veikla, perduodant tam tikras veiklos funkcijas išoriniam paslaugų teikėjui. Kai nebereikia skirti energijos toms sritims, kurios nėra susijusios su specializacija, kompanija gali labiau koncentruoti savo resursus, tenkindama kliento poreikius.

Atsakomybė ir lankstumas
Nesutardamas su darbdaviu, samdomas darbuotojas gali nesunkiai pakeisti darbą ir išeiti pas konkurentus. Sunku rasti kompromisą su nusistačiusiu darbuotoju. Teisingą požiūrį turinti IT paslaugų įmonė negali sau leisti prarasti turimo kliento ir prarasti reputacijos bei pasitikėjimo. Beveik visuomet pasiseka rasti kompromisą ir sėkmingai kartu dirbti toliau.

Pranašumas prieš konkurentus
Sąnaudų mažinimas, geresnė paslaugų kokybė, efektyvumas ir produktyvumas garantuoja sėkmingesnę konkurenciją ir įgalina pasiekti daugiau nei konkurentai.

Kiti privalumai:

• mažesnė priklausomybė nuo vidinių resursų;
• biudžeto kontrolė;
• problemų sprendimo greitis;
• didesnis lankstumas pasitinkant besikeičiančias verslo sąlygas;
• inovacinių idėjų generavimas.

Ar jums reikalinga kompiuterių priežiūros įmonė?

• turite per mažai IT resursų ateities planams ir verslo plėtrai?
• sunku ieškant ir apmokant IT personalą?
• norite padidinti visapusį įmonės efektyvumą?
• neturite glaudžių santykių su įrangos tiekėjais?
• siekiate pagerinti santykius su savo klientais?
• siekiate sumažinti išlaidas?
• norite sumažinti darbuotojų kontrolę?

Jei taip, tada jums būtinai reikia pasidomėti kompiuterinių paslaugų „outsourcingu“.

Ką reikia žinoti, prieš pradedant „outsourcinti“?

Planuodama sudaryti sutartį dėl IT „outsourcingo“, vadovybė turi aiškiai nusistatyti savo lūkesčius. Ji pati turėtų aiškiai apibrėžti paslaugas, kurias norėtų gauti – kitais žodžiais tariant, tiksliai pasakyti, ko ji nori. Šioje vietoje visada gera idėja palyginti norimas gauti paslaugas su egzistuojančia situacija. Tai yra tarsi esamo firmos efektyvumo įvertinimas. Mažų mažiausiai, toks įvertinimas leis susidaryti bendrą situacijos ir aplinkos vaizdą, suteiks pagrindines gaires renkantis paslaugų tiekėjus bei pageidaujamas paslaugas (šią paslaugą dažnai atlieka ir pati paslaugų teikėja, atliekanti technologinį esamos sistemos įvertinimą). Nustačius reikalingas IT paslaugas, turėtų būti įvertinti kaštai. Vėlgi protingiausia būtų pradėti nuo pačios firmos ir jos būklės. Kokie dabartiniai kaštai? Ar planuojamas kaštų padidėjimas (sumažėjimas)? Iš esmės šiame etape sudaromas firmos dabartinis vaizdas. Sukonkretinus šią informaciją, kelias į IT „outsourcingą“ bus daug aiškesnis.

Faktoriai, lemiantys „outsourcingo“ tiekėjo pasirinkimą

Kokį „outsourcingo“ tiekėją įmonei pasirinkti? Į ką būtina atkreipti dėmesį? Šie klausimai nėra neatsakomi. Praktikoje galima išskirti svarbiausius kriterijus, pagal kuriuos galima spręsti, ar „outsourcingą“ siūlantis partneris atitiks lūkesčius, ar bus užtikrintas problemų sprendimas firmos naudai, ar paslaugos bus pateikiamos operatyviai. Remiantis šiais kriterijais gali būti atsakyta aibė kitų klausimų, kurie rūpi ne tik IT srities firmoms. Remiantis statistika, svarbiausi faktoriai pasirenkant „outsourcingo“ tiekėją yra šie:

• požiūris į klientą ir nuoširdus noras jam padėti;
• atliekamų darbų kokybė ir teisinga metodika;
• ilgalaikių santykių vertinimas;
• paslaugų kaina;
• rekomendacijos ir reputacija;
• lanksčios bendradarbiavimo sąlygos;
• pridėtinės vertės suvokimas;
• paslaugų teikimo vieta.

Atminkite: kuo efektyviau išnaudojami ir valdomi turimi resursai, tuo efektyvesnė visa įmonės veikla.

Straipsnį pateikė DoctorPC.
„DoctorPC“ – kompiuterinių sistemų priežiūra smulkiam ir vidutiniam verslui.