Tinkamai organizuotas spausdinimas gali sumažinti biuro sąnaudas

Pasaulinės IT sprendimų bendrovės „Hewlett-Packard“ užsakymu atliktas tyrimas liudija, kad verslo sąnaudos dokumentų spausdinimo reikmėms per metus gali sudaryti iki 2 proc. įmonės kasmetinių pajamų. Augant verslui, daugėjant darbuotojų, atitinkamai didėja ir įmonės sąskaitos biurui išlaikyti. Todėl veiklos optimizavimas tampa viena aktualiausių šių dienų problemų įmonių vadovams.

Nežino realių spausdinimo išlaidų

Tyrimų kompanijos „Gartner“ duomenimis, beveik 95 proc. įmonių nežino realių savo spausdinimo išlaidų. Tai liudija, kad verslo organizacijoms sunku įvertinti, kiek išleidžiama dokumentų spausdinimui, kopijavimui ar skenavimui, nes šie procesai valdomi atsitiktinai, ne vieningai. Dėl šios priežasties didžioji dalis kompanijų iš tiesų nežino, kiek jos išleidžia spausdinimui.

Viena vertus, spausdinimo išlaidas sudaro ne tik popierius, dažai, spausdintuvai, jų priežiūra. Kur kas didesnė blogybė – tai netinkamai organizuotas spausdinimas, iššvaistantis daug brangaus darbo laiko.

Be to, spausdinimo sąnaudas sudaro ne tik išlaidos įrangai, priežiūros paslaugos ir atsargų papildymas. IT departamentas ar biuro administracija dažnai tiesiog užverčiama skambučiais, kai darbuotojai skundžiasi spausdinimo sutrikimais. O juk taip ne tik gaištamas laikas, bet ir bjursta darbuotojų nuotaika.

Galutinis ir nemalonus verdiktas įmonės vadovui: blogai biure paskirstyti spausdintuvai, įrangos sutrikimai, prastovos – visa tai didina sąnaudas ir mažina darbuotojų produktyvumą.

Dėl šių priežasčių įmonės vis dažniau priverstos ieškoti būdų, kaip optimizuoti spausdinimo procesus ir taip mažinti su jais susijusias išlaidas.

Taupyti įmanoma apgalvotai perskirstant spausdintuvus

Verslininkai nuolat ieško būdų, kaip sumažinti išlaidas nesumažinant produktyvumo. Rinkos tyrimų bendrovės „InfoTrends“ duomenys liudija, kad tai galima pasiekti investuojant į technologijų atnaujinimą, išvystant standartizuotą ir apgalvotą prietaisų paskirstymą.

Gerai suderinus vienafunkcinių ir daugiafunkcinių spausdintuvų skaičių bei jų išdėstymą biure, padidinamas vieno prietaiso vartotojų skaičius ir kartu jis priartinamas prie darbo vietos.

Pirminis įvertinimas dažnai atskleidžia, kad biure naudojamos pasenusios technologijos, esami prietaisai ir spausdinimo atsargos išnaudojamos ne visu galingumu, spausdinimo prietaisai išdėstyti darbuotojams nepatogioje vietoje, o įmonė turi galybę su spausdinimo paslaugomis susijusių tiekėjų. Šie faktoriai lemia dideles spausdinimo išlaidas.

Sėkmingai optimizuojant spausdintuvų ūkį reikia atsižvelgti, kokią spausdintuvo funkciją kiekvienas darbuotojas daugiausiai naudoja. Tokiu būdu įmanoma užtikrinti, kad prie darbuotojų bus priartinti spausdintuvai, kurių funkcijos geriausiai tenkina jų darbo poreikius.

Pavyzdžiui, jei įmonės daugiafunkciniai spausdintuvai nuo 60 iki 80 proc. naudojami vien spausdinimo reikmėms, tai galbūt vertėtų juos pakeisti didesniu tankumu išdėliotais pigesniais ir ekonomiškais vienos funkcijos spausdintuvais, paliekant mažiau galingų tinklinių daugiafunkcinių su integruotomis kopijavimo ir skenavimo galimybėmis.

Be to, optimaliau išdėliojus spausdintuvus pagal jų funkcijas, sumažėja darbuotojų nusiskundimų spausdinimo sutrikimais, spausdinimui sugaištama mažiau laiko, taigi didėja ir darbo produktyvumas.

Beje, „InfoTrends“ apklausė HP klientus, kurie perorganizavo spausdintuvų valdymo ūkį. Rezultatai nenuvylė – dauguma apklaustų įmonių vadovų patvirtino, kad po pirminio optimizavimo gerokai sumažėjo jų išlaidos spausdinimui.

Spausdintuvus valdo programos

Kai sutvarkomas spausdinimo aparatų išdėstymas pagal poreikius ir jų funkcijas, reikia tolimesnių sprendimų, kurie leistų veiksmingai valdyti spausdinimo procesus, toliau mažintų sąnaudas ir didintų darbuotojų produktyvumą. Nuolatinis spausdinimo procesų stebėjimas leidžia organizacijoms priimti gerai pamatuotus sprendimus dėl spausdinimo sąnaudų ir identifikuoti tas sritis, kurioms reikia atskiro dėmesio ar tolesnio tobulinimo.

Vienas iš būdų, kaip sumažinti spausdinimo sąnaudas – naudoti specializuotus programinius sprendimus, leidžiančius nuotoliniu būdu iš vienos darbo vietos stebėti visą spausdinimo ūkį ir valdyti atskirus prietaisus.

Pavyzdžiui, HP siūlomos programos „HP Easy Printer Care“ bei „HP Web Jetadmin“ gerokai palengvina darbą įmonėms, naudojančioms nuo kelių iki kelių šimtų spausdintuvų. Šias programas galima atsisiųsti nemokamai iš HP interneto svetainės (www.hp.com/go/easyprintercare ir www.hp.com/go/webjetadmin).

Šios programos leidžia centralizuotai valdyti visus prie bendrovės vidinio tinklo prijungtus spausdintuvus, stebėti jų darbą, matyti sutrikimus ir operatyviai į juos reaguoti.

Taupyti spausdintuvų sąnaudas padeda išsamios atskaitos ar spausdinimo leidimai. Turint išsamią informaciją apie naudojimąsi kiekvienu įmonės spausdintuvu, galima nustatyti, ar jis dirba efektyviai, ir priimti atitinkamus sprendimus.

Nauda, gaunama nuolat stebint spausdinimo procesus:

• Gaudami bendras ataskaitas apie spausdintuvų naudojimą, galite daryti atitinkamus pakeitimus juos išdėstydami. Prietaisų naudojimas gali būti stebimas centralizuotai ir nuotoliniu būdu. Taip laiku pastebimi nusidėvėję spausdintuvai arba tie, kurie išnaudojami ne visu pajėgumu.
• Stebėdamos spausdintuvų naudojimą, organizacijos gali nustatyti pagrįstas taisykles, pavyzdžiui, dėl spalvoto ar dvipusio spausdinimo.
• Stebint spausdintuvų naudojimą, galima pagrįstai planuoti išlaidas spausdinimo atsargoms, priežiūrai ir prietaisams atnaujinti.
• Gali būti nustatytos realios atskirų departamentų spausdinimo išlaidos, vietoj to, kad visos spausdinimo išlaidos gultų lygiomis dalimis ant kiekvieno departamento pečių. Tokiu būdu darbuotojai geriau supranta, kiek jie išleidžia spausdinimui ir ką jie dėl to praranda.
• Galima laiku užsakyti spausdinimo atsargas ir taip nestabdyti spausdinimo darbų.
• Stebint, kokius spausdinimo darbus ir kas atlieka, padidėja informacijos saugumas.
• Gerai žinodami, kokie yra jūsų įmonės ir atskirų darbuotojų spausdinimo poreikiai, jūs galbūt pamatysite, kad jums labiau verta tam tikras spausdinimo paslaugas atlikti už biuro ribų, arba nuomotis spausdintuvą, mokant tik už padarytas kopijas.