Virtualioms komandoms labiausiai pavojinga pasitikėjimo stoka, rodo tyrimas

Atrodytų nereikšmingos smulkmenos bendraujant su kolegomis gali padaryti didžiulę žalą komandiniam darbui ir produktyvumui bendrovėse, kurių atskiri padaliniai veikia toli vienas nuo kito, o bendravimui naudojamos modernios technologijos, rodo pasaulinio interneto technologijų lyderio „Cisco Systems“ paskelbtas tyrimas.

Mokslininkai nustatė, jog pernelyg didelė priklausomybė nuo elektroninio pašto, savalaikiai neatsakytos žinutės bei neteisingi tarpusavio bendravimo modeliai, mažina pasitikėjimą bendradarbiais ir gali sužlugdyti bendrus projektus. Virtualios komandos, atmetančios socializacijos bei vizualinių kontaktų būtinybę ir neturinčios aiškių vidinės komunikacijos taisyklių, dažniausiai yra trapios, o konfliktai jose kyla kur kas dažniau nei kitose bendradarbių grupėse.

„Cisco“ tyrimas, „Efektyvios verslo komunikacijos psichologija geografiškai nutolusiose komandose“, kurį atliko „Pearn Kandola“ – didžiausios Didžiojoje Britanijoje konsultacinės, darbuotojų psichologiją tiriančios, bendrovės – mokslininkai, analizuoja pasitikėjimo stokos fenomeną, kurį jaučia daugelis virtualių komandų. Lygindami kompiuterinių technologijų pagrindu įmanomo ir tiesioginio bendravimo pliusus bei minusus, mokslininkai nustatė taisykles, kurios leistų sėkmingai veikti virtualioms bendradarbių komandoms.

Pasak psichologų, geografiškai nutolusios komandos gali sėkmingai veikti kartu, jei bus nustatytas atsakymo į užklausimus ir žinutes laikas, naudojamos įvairios kompiuterinės komunikacijos formos bei apibrėžtas tarpusavio bendravimo dažnis. Tai ypač svarbu skirtingų kultūrų šalyse veikiančioms bendrovėms. Komandos narių padrąsinimas dažniau bendrauti tarpusavyje prie „virtualaus kavos puodelio“, naudojantis įvairesnėmis techninėmis galimybėmis, taip pat padeda sukurti didesnį pasitikėjimą kolegomis.

„Globalizacijos įtakoje virtualios komandos tampa daugelio bendrovių kasdienybe, tačiau jos dažnai nebūna tokios sėkmingos, kaip kasdien akis į akį bendraujančių kolegų komandos“, – sako Karolina Šersmit (Carolina Shaersmith), „Pearn Kandola“ psichologė ir viena iš tyrimo autorių.

Tyrimas atskleidžia svarbiausius bendravimo aspektus, kurie gali tapti virtualių komandų sėkmės arba fiasko priežastimis. Mokslininkai nustatė, kad bendraujant elektroninėmis priemonėmis, prireikia keturis kartus daugiau laiko perduoti tai pačiai informacijai nei kalbantis akis į akį. Taip yra todėl, kad net 63 proc. informacijos bendraujant paprastai perteikiama neverbaliomis priemonėmis – gestais, veido išraiška, tonu. Ta pati pašnekovo nematymo problema bei „virtuali tyla“, atsirandanti, kai kažkas iš komandos narių neatsako į elektronines žinutes ar balso pranešimus, yra ir svarbiausios pasitikėjimo stokos virtualiose komandose priežastys.

Komandos narių kultūriniai skirtumai yra dar vienas iššūkis, su kuriuo tenka susidurti geografiškai nutolusioms bendrovėms. Tyrimo metu nustatyta, kad daugiakultūrei komandai reikia iki 17 savaičių laiko, kad ji taptų tokia pat efektyvi kaip vienos kultūros atstovų sudaryta komanda. Žmonės iš „autoriteto kultūros“ šalių (didžioji dauguma Azijos, Pietų Amerikos, Artimųjų Rytų valstybių, bei, iš dalies, Prancūzija, Ispanija, Graikija) savo jausmus ir mintis reiškia kur kas santūriau nei „autoriteto nepripažįstančios kultūros“ atstovai – Šiaurės Amerikos bei daugumos Europos valstybių gyventojai. Todėl „autoriteto kultūros“ atstovams amerikiečiai bei europiečiai gali atrodyti pernelyg šnekūs ir lengvai nuspėjami. Ir atvirkščiai – amerikiečiams bei europiečiams „autoriteto kultūros“ atstovai dažnai atrodo pernelyg „slidūs“ bei paslaptingi.

„Virtualios komandos yra priklausomos nuo technologijų, tačiau tyrimas rodo, kad efektyviai suburti žmones nėra paprasta, – sako Klivas Soukinsas (Clive Sawkins), „Cisco Systems“ Unifikuotos komunikacijos direktorius Europai. – Žmonės, net ir būdami toli vienas nuo kito, nori kurti santykius, tad tyrime patiekiami pavyzdžiai padės komandoms ir atskiriems žmonėms geriau išnaudoti esamas technologijas.“

„Tyrimas parodė, kad vieno ar kito komunikacijos būdo pasirinkimas, kas tai bebūtų – žinutės ar video konferencijos – yra beveik toks pat svarbus kaip ir perduodama informacija, – sako K. Šersmit. – Atsirandant naujoviškoms organizacijoms ir naujoms technologijoms, turi keistis ir elgesio normos. Mūsų tyrimas rodo, kaip teisingas komunikacijų technologijų pasirinkimas bei naudojimas padeda sukurti bendra komandos suvokimą. Sakykim elektroninio pašto žinutės, dažniausiai naudojamos bendraujant su kolegomis skirtingose pasaulio šalyse, menkai padeda kurti asmeninius santykius bei pasitikėjimą komandoje.“

Smulkiau su tyrimu „Efektyvios verslo komunikacijos psichologija geografiškai nutolusiose komandose“ galima susipažinti „Cisco“ naujienų svetainėje.

Patarimai, kaip geriausiai bendrauti virtualiose komandose

• Planuokite, kad prireiks papildomo laiko santykių užmezgimui ir pasitikėjimo sukūrimui. Apskaičiuota, kad reikia vidutiniškai 2 savaičių, kad elektroninių komunikacijų pasaulyje būtų sukurta pasitikėjimo atmosfera.
• Pradinėse bendro darbo stadijose naudokite įvairesnes technologijas, kad pasitikėjimas atsirastų kaip galima greičiau.
• Pasitikėjimą kurkite dalindamiesi informacija apie kiekvieno virtualios komandos nario užduotis, patirtį bei kompetenciją.
• Nepamirškite socializacijos reikšmės – virtualių „kavos pertraukėlių“, internetinių pokalbių, video ir telefoninių konferencijų.
• Venkite „tylos zonų“ – iš anksto perspėkite apie vėluosiančius atsakymus, komandos nariams praneškite apie savo pasiekiamumą ar nepasiekiamumą.
• Daugiakultūrinėse komandose sukurkite bendravimo taisykles ir protokolą.
• Susitarkite su komandos nariais, per kiek laiko reikėtų atsakyti į žinutes.
• Padrąsinkite komandos narius atvirai kalbėti apie tai, ką jie galvoja ar daro.
• Dėl kultūrinių skirtumų atsirandančius bendravimo sunkumas gali išspręsti neformalūs diskusijų forumai.
• Suteikite komandai galimybę naudotis įvairiomis komunikacijos technologijoms ir iš anksto nustatykite, kurios jų yra labiausiai tinkamos tikslui siekti.

Įvairių technologijų komunikacijos galimybės

	Atsakymo greitis	Neverbalinės informacijos perdavimo galimybių įvairovė	Paralelinio bendravimo galimybė	Informacijos peržiūros prieš ją paskelbiant galimybė	Informacijos atkūrimo galimybė
Elektroninis paštas	Žemas	Žema	Yra	Aukšta	Aukšta
Žinutės realiu laiku	Aukštas	Žema	Yra	Aukšta	Žema
SMS žinutės	Žemas – Vidutinis	Žema	Yra	Aukšta	Vidutinė
Telefoninės konferencijos	Aukštas	Vidutinė	Yra	Žema	Žema – Aukšta (jei įrašyta)
Internetinės konferencijos (su garsu)	Aukštas	Vidutinė	Yra	Vidutinė – Aukšta	Vidutinė
Vaizdo konferencijos	Aukštas	Aukšta	Yra	Žema	Žema – Aukšta (jei įrašyta)
Unifikuota komunikacija	Aukštas	Aukšta	Yra	Gali būti įvairi, nuo aukštos iki žemos	Vidutinė – Aukšta