4 programėlės bendravimui darbe: ką ir kaip pasirinkti?

Darbo biure efektyvumas reikšmingai priklauso nuo komandos narių galimybių sklandžiai ir efektyviai bendrauti tarpusavyje. Tai tapo ypač aktualu įsigalėjus hibridiniam darbo modeliui, kai dalis kolegų dirba iš biuro, o dalis – nuotolinėse darbo vietose. Daugelis organizacijų šiam tikslui naudoja vieną ar keletą iš gausybės šiandien prieinamų bendravimo darbe programėlių. Kurios iš jų yra verčiausios dėmesio?

„Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas Tomas Niparavičius sako, kad skaitmeninės bendravimo platformos, kurias darbuotojai gali įsidiegti savo įrenginiuose, šiandien yra itin svarbios ne tik produktyviam komunikavimui biure, bet ir įmonės organizacinei kultūrai puoselėti, komandos susitelkimui ir įsitraukimui palaikyti. Anot eksperto tinkamus funkcionalumus turinti bendravimo programėlė ne tik suteikia patrauklų ir lankstų komunikacijos kanalą efektyvesniam darbų atlikimui, bet ir pagyvina biuro gyvenimą.

„Būtent darbinėse bendravimo programėlėse šiandien neretai verda aktyviausias biuro gyvenimas. Tokių programėlių dėka į jį įsitraukti ir jausti įmonės pulsą gali net ir tie darbuotojai, kurie dirba per nuotolį. Bene populiariausios šioje programėlių kategorijoje yra daugelio įmonių naudojamos „Teams“ ir „Slack“, tačiau šiandien rinkoje gausu alternatyvų. Renkantis iš jų svarbu įvertinti keletą svarbiausių aspektų, tarp kurių patogi vartotojo sąsaja ir intuityvus naudojimas, galimybė efektyviai tvarkyti ir organizuoti pokalbius pagal temas, prioritetus ir darbuotojų grupes, suteikiami įrankiai bendradarbiavimui“, – sako T. Niparavičius.

„Slack“

T. Niparavičiaus teigimu, „Slack“ ne veltui yra viena populiariausių biuro bendravimo programėlių, netgi savotiška šios kategorijos flagmanė. Viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl daugelyje organizacijų ji prigijo, anot T. Niparavičiaus, yra ta, kad darbuotojai patys noriai ja naudojasi.

„Slack“ suteikia galimybę patogiai organizuoti pokalbius, o darbuotojams dalyvauti tik tuose, kurie jiems yra išties aktualūs. Vartotojai patys nusprendžia, prie kurių kanalų nori prisijungti. Šie kanalai gali būti susiję su specifiniu projektu ar komanda, o galbūt paprasčiausiai darbuotojus vienijančiu laisvalaikio pomėgiu. Programėlė turi nemažai socialinių tinklų bruožų – pavyzdžiui, vartotojai pokalbyje gali būti pažymėti ir gauti apie tai pranešimą, pokalbiuose naudoti jaustukus, paveikslėlius“, – pasakoja IT paslaugų tiekimo specialistas.

Neabejotinai svarbios ir „Slack“ suteikiamos galimybės patogiai dalintis dokumentais, surasti reikiamas diskusijas ar turinį naudojantis sklandžiai veikiančia paieškos funkcija. Programėle taip pat galima atlikti garso ir vaizdo skambučius. Nepaisant funkcionalumų gausos, šia platforma naudotis yra ypač paprasta.

„Microsoft Teams“

Nuo tada, kai pandemija nuotolinį darbą pavertė kasdienybe, daugelyje įmonių nepakeičiamu įrankiu tapo „Microsoft Teams“ aplikacija. T. Niparavičiaus teigimu, tai yra visapusiškas bendradarbiavimo sprendimas, ypač puikiai tinkantis didesnėms organizacijoms. Be plačiai naudojamos vaizdo skambučių ir konferencijų funkcijos „Microsoft Teams“ taip pat suteikia galimybę įmonės darbuotojams bendrauti momentinio susirašinėjimo kanaluose. Jie gali būti „išsluoksniuoti“ pagal organizacijos struktūrą ir būti dedikuoti konkrečioms darbuotojų komandoms ar projektams, turėti atskiras pokalbių temas.

„Pagrindinis „Microsoft Teams“ privalumas yra galimybė aplikaciją integruoti su kitais „Microsoft“ produktyvumo įrankiais – pavyzdžiui „Outlook“ kalendoriumi ir e. paštu ar darbų organizavimo platforma „Microsoft Planner“, kuriuos naudoja išties daug įmonių. Integracija leidžia turėti vieningą darbo aplinką, kurios svarbiu komponentu tampa ir patogi momentinio susirašinėjimo terpė. Ji leidžia operatyviai spręsti darbinius klausimus, o taip pat suteikia galimybę darbuotojams palaikyti neformalų bendravimą. Tam tampa nebūtinos trečių šalių programėlės“, – sako ekspertas.

„Google Chat“

Panašiai kaip „Microsoft“, „Google“ taip pat siūlo vieni su kitais integruojamus produktyvumo ir darbo organizavimo įrankius. Tad organizacijoms, kurios dirba „Google Workspace“ aplinkoje, „Google Chat“ turbūt būtų natūraliausias pasirinkimas patogiam bendravimui tarp skirtingų komandų ir jų viduje.

„Google Chat“ suteikia galimybę patogiai organizuoti skirtingus pokalbius. Tą leidžia padaryti pokalbių kambarių (angl. rooms) sistema. Darbuotojai gali prisijungti prie jiems aktualių pokalbių kambarių ir dalyvauti juose vykstančiuose pokalbiuose, kurie taip pat gali būti skirstomi pagal temas. Prisijungti prie pokalbių kambario ar jį palikti yra itin paprasta. Tačiau tikrieji „Google Chat“ privalumai išryškėja platesnėje „Google“ aplikacijų ekosistemoje. Pavyzdžiui į pokalbio langą įkėlus „Google Docs“ nuorodą, dokumento peržiūros leidimai automatiškai pakeičiami taip, kad prieigą turėtų visi pokalbio dalyviai“, – pasakoja T. Niparavičius.

Kitas pavyzdys – nuotolinių susitikimų planavimas. Pokalbyje paprasčiausiai pažymėjus „Google Meet“ aplikaciją ir reikiamus kolegas bei sutarus dėl tinkamo laiko, numatytas susitikimas automatiškai įtraukiamas į vartotojų kalendorius, kuriuose iš karto sugeneruojama „Google Meet“ konferencijos nuoroda. Toks integruotumas neabejotinai suteikia papildomą vertę, tačiau, žinoma, tik tuomet, jei įmonė dirba „Google Workspace“ aplinkoje.

„Mattermost“

Visais anksčiau išvardintais sprendimais organizacijos naudojasi kaip paslaugomis. Tai reiškia, kad šios platformos yra pasiekiamos internetu. Tai yra patogu, tačiau, kai kurios organizacijos yra ypač jautrios saugumo ir konfidencialumo klausimams, todėl nori, kad visa vidinė komunikacija apsiribotų vidiniais įmonės tinklais. Tokiu atveju išeitimi gali tapti bendravimo programėlė „Mattermost“, kurią galima įsidiegti vidiniuose įmonės serveriuose.

„Nors debesų kompiuterija grįsti sprendimai šiandien yra verslo kasdienybė, o jų saugumo standartai yra itin aukšti, tačiau dalis kompanijų vis dar jaučiasi ramiau naudodamos išskirtinai vidinius resursus. „Mattermost“ gali patenkinti šį poreikį, o kartu siūlo daugelį patogiam bendravimui tarp darbuotojų užtikrinti reikalingų funkcijų – kategorizuojamus ir aiškiai struktūruojamus pokalbių kambarius, patogų paieškos variklį. Vaizdo ir garso pokalbių funkcionalumus programėlei suteikia trečiųjų šalių paslaugos – dalį jų taip pat galima susidiegti vidiniuose įmonės serveriuose“, – sako „Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas.

Anot eksperto, „Mattermost“ yra arčiausiai „Slack“ funkcionalumų esantis sprendimas, kuriuo galima naudotis remiantis vien tik vidiniais tinklo resursais. Visgi, jei įmonėms šis aspektas nėra toks aktualus, „Mattermost“ greičiausiai nepasiūlys nieko ko, negali suteikti populiaresnės bendravimo biure programėlės.