Bet kurios įmonės vadovas žino, kiek problemų sukelia daugybė dokumentų, susikaupiančių plėtojant veiklą – jie užima brangią vietą, juos reikia archyvuoti ir vis tiek pasitaiko, kad prireikus kurios nors sutarties niekaip nepavyksta rasti. Todėl nenuostabu, kad BDC ir partnerių pasiūlyta e-archyvo paslauga sparčiai populiarėja. Bet kurios įmonės vadovas žino, kiek problemų sukelia daugybė dokumentų, susikaupiančių plėtojant veiklą – jie užima brangią vietą, juos reikia archyvuoti ir vis tiek pasitaiko, kad prireikus kurios nors sutarties niekaip nepavyksta rasti. Todėl nenuostabu, kad „Baltic Data Center“ (BDC) ir partnerių pasiūlyta e-archyvo paslauga sparčiai populiarėja.
 D. Pavasaris: sprendžiant pagal Vakarų valstybių patirtį, e-archyvo perspektyvos didelės |
|---|
Anot BDC paslaugų vadovo Deivido Pavasario, kol kas e-archyvo klientais dažniausiai tampa didžiosios įmonės, kurioms dokumentų archyvavimas „skausmingiausias“, tačiau susidomėjimas auga ir tarp mažųjų bei vidutinio dydžio bendrovių. Juk dokumentų tvarkymas ir saugojimas reikalauja nemenkų resursų – reikia skirti žmones, kurie juos tvarkytų, popieriai užima daug vietos, kur būtų galima sodinti darbuotojus ar ją kitaip išnaudoti.
Apskaičiuota, kad vidutiniškai popierinių dokumentų tvarkymas sudaro apie 7-14 proc. įmonės sąnaudų, o vietos dokumentų laikymo poreikis kas trejus metus išauga dvigubai. Tad natūralu, kad bendrovės bando atsikratyti šio „galvos skausmo“.
E-archyvo vartotojai atsikrato visų archyvavimo rūpesčių. Visus klientų popierinius dokumentus numatytu laiku pasiima paslaugos teikėjas, juos surūšiuoja, nuskanuoja, kiekvienam suteikia identifikacinį kodą ir archyvuoja. Popieriniai dokumentai lieka specialiose saugyklose, o skaitmeninės dokumentų kopijos talpinamos BDC serveryje. Esant poreikiui, šioje saugykloje laikyti skaitmeninius dokumentus gali ir pats užsakovas.
Nuskanuotus dokumentus užsakovas bet kuriuo paros metu naudodamasis internetu gali peržiūrėti, atsisiųsti juos redagavimui (visos redakcijos fiksuojamos). Tai patogu, kai reikia pratęsti kokią sutartį ar paimti dokumentą kaip pavyzdį kito rengimui. Be to, tai labai sumažina bendrovės spausdinimo išlaidas – visi dokumentai gali būti tvarkomi elektroninėje terpėje.
Visi kliento įgalioti asmenys, turintys teisę prieiti prie archyvo, gauna individualius slaptažodžius, tad galima sekti, kas naudojosi kuriais dokumentais, kas juos redagavo. Jei klientas pageidauja, daliai vartotojų gali būti suteikta teisė tik peržvelgti dokumentus be galimybės juos redaguoti.
Įmonės dokumentų laikymui BDC skiria mažiausiai 5 GB vietos savo serveriuose. Tokią vietą užima apie 100 tūkst. nuskanuotų A4 formato lapų. Vaizdžiai kalbant, tai 200 standartinių popieriaus pakuočių, o kur dar įmautės, segtuvai. Taip pat archyve galima saugoti ir video bei audiomedžiagą.
E-archyvo paslaugą BDC teikia kartu su partneriais – bendrovėmis „INFO-TEC paslaugų centras“, „Archyvų sistemos“ bei „Informacinės technologijos“.
Žinoma, panašią saugyklą įmonės gali įsirengti ir savo patalpose, tačiau, pasak D.Pavasario, vis dažniau įmonės apskaičiuoja, kad joms tai neapsimoka. Pagal GARTNER atliktus tyrimus, įsigyti IT įrangą, kuri nereikalinga tiesioginei įmonių veiklai, kainuoja keturis kartus brangiau nei jos metinė nuoma. Žinant, kokiu greičiu dabar vystosi technologijos, tikėtina, kad įsigytą įrangą teks keisti naujesne greičiau nei po ketverių metų. BDC, kuri specializuojasi IT paslaugų teikime, savo technologijų parką atnaujina nuolat.
Šaltiniai: „PriceWaterhouseCoopers“, ARMA, IDC, ITG.
