Spausdinimo ir vokavimo sprendimų UAB „Biuro mašinos“ atlikta analizė parodė, kad tik keli procentai šalies įmonių susiskaičiavę, kiek joms realiai kainuoja spausdinimo, kopijavimo ar daugiafunkcinis įrenginys ir su juo atspausta kopija.
Paaiškėjo, kad net šiais ekonomikai kebliais laikais absoliuti dauguma įmonių nesuka galvos, iš ko susideda spausdinimo sąnaudos, kaip galima racionaliau išnaudoti turimą spausdinimo ir dauginimo įrangą, o gal dalies jos visai atsisakyti. Daugeliui atrodo, kad šios išlaidos įmonei visiškai nereikšmingos, tačiau JAV rinkos tyrimų kompanijos „Gartner Group“ atlikta analizė įrodė, jog jos vidutiniškai sudaro net iki 6% įmonės apyvartos, o po optimizavimo jas galima sumažinti iki 28–48%. „Gartner Group“ suskaičiavo, kad spausdinimo ir kopijavimo darbų išlaidose didžiausią dalį sudaro tiesioginės eksploatavimo sąnaudos – medžiagos ir darbo laikas (46%), o techninis aptarnavimas ir įsigijimas net drauge sudėjus sudaro mažiau – atitinkamai 21% ir 20%. Dar 13% tenka įrenginių administravimui.
Išsiaiškinusios šią situaciją „Biuro mašinos“ šalies bendrovėms pasiūlė naują paslaugą – Spausdinimo darbų valdymą (SDV). Iš pradžių siūloma atlikti visų eksploatuojamų įrenginių auditą, sunaudojamas eksploatacines medžiagas ir atsargines dalis, suskaičiuoti padaromas kopijas, visas su tuo susijusias išlaidas, o po to įvertinti sąnaudų sudedamąsias dalis, išlaidas kiekvienam įrenginiui, bendrovės padaliniui, net atskiriems projektams ar darbuotojams. Taip nupieštas išlaidų žemėlapis atveda prie pagrindinių sąnaudų šaltinių. Tuome įmonėms pateikiami konkretūs SDV pasiūlymai, kurie, kaip rodo „Gartner Group“ analizė, sąnaudas spausdinimui ir kopijavimui gali sumažinti beveik perpus.
„Praktika parodė, kad vienas iš efektyviausių būdų kontroliuoti spausdinimo ir kopijavimo sąnaudas – šiems darbams skirtą įrangą nuomotis, o jos priežiūrą ir kopijų apskaitą patikėti profesionalams“, – sako Virginijus Tumas, „Biuro mašinų“ direktorius.
Kad toks sprendimas pasiteisina, įrodo ir „Biuro mašinų“ pastarųjų metų statistika: jei 2006 m. klientai išsinuomodavo 28% visos pastatomos įrangos, tai šiemet, kai skaičiuojama atidžiau, beveik 2,5 karto daugiau – 69% (31% perka). Apklausa atskleidė, kad nuoma pasirenkama vis dažniau, nes, klientų teigimu, neperkant įrenginio sutaupomi tūkstančiai litų, kurie šiandien yra vertingesni nei po kelių metų ir gali būti panaudoti įmonės veiklai, tiksliai žinomos išlaidos, nes mokama tik už nuomą ir kopijų kiekį, kurį klientas gali nurodyti ir reguliuoti, nereikia apskaityti turto ir rūpintis eksploatacinėmis medžiagomis, išlaikyti technikų, pasikeitus poreikiams galima išsinuomoti kitokį įrenginį.
V.Tumas teigia, kad ir esamiems klientams, ir kitoms šalies bendrovėms organizuojami nemokami seminarai, kaip patiems galima atlikti spausdinimo ir kopijavimo ūkio auditą, susiskaičiuoti realias šiems darbams išleidžiamas lėšas. Artimiausias seminaras spalio 27 d. vyks Kaune.
